Regulativa dolazi na direktorsku agendu tek kada je povezana s odlukom koja ima datum, umjesto s informativnom točkom bez nastavka. Za to je potreban fiksan trenutak u kojem se vanjska slika — što dolazi u pogledu zakona i propisa — stavlja pored vlastitih planova, u fiksnom obliku koji ne ovisi o tome ko se toga slučajno sjeti na sastanku.
Na većini sastanaka uprave regulativa je tek obavijest: netko je nešto pročitao, ukratko to spomene, a sastanak nastavlja dalje na brojke prihoda. Ne postoji mehanizam koji je vraća nazad. U tvrtki od 50 do 300 zaposlenika često nitko ne radi puno radno vrijeme na compliance-u; to je područje pažnje direktora operacija ili financijskog direktora, uz sve ostalo što već imaju na stolu. Bez fiksnog trenutka ponavljanja, tema nestaje sve dok se ne nametne sama — rok, kazna, klijent koji traži izjavu. Tada to više nije strateški razgovor, nego gašenje požara.
Regulativa najbolje funkcionira kada se ne obrađuje odvojeno, nego kao fiksan dio istog preglednog okvira u kojem se razmatraju i tržišni trendovi i konkurentski potezi. Taj pregled — slika izvana — dobiva težinu tek kada se stavi pored slike iznutra: što članovi uprave sami misle o hitnosti, i slažu li se o tome međusobno. Često se pokaže da je taj drugi sloj interesantniji od prvog. Direktor koji novu obvezu izvještavanja vidi kao nadolazeći problem, i drugi koji je smatra sitnicom za obraditi kasnije, u stvarnosti imaju različitu slikuo tome koliko je vremena i kapaciteta potrebno. Prikazati tu razliku često je prvi korak da regulativa prijeđe iz neobavezujuće teme u temu vrijednu agende.
Strukturno znači: u fiksnom intervalu, a ne kao reakcija na novosti. Kvartalni trenutak u kojem se vraća isto pitanje — što se mijenja u regulativi koja se na nas odnosi, i što to znači za odluke koje smo već donijeli — sprječava da tema iskrsne samo kad je već hitna. U proizvodnoj tvrtki s 120 zaposlenika to je riješilo ponavljajući problem: svaki put kada bi stigao novi standard, o njemu bi se ozbiljno raspravljalo tek nakon što bi klijent to zatražio. Stavljanjem vanjske slike svakog kvartala pored vlastitog plana rada, razgovor se premjestio od reagiranja prema predviđanju — ne zato što je bilo više vremena, nego zato što je tema dobila fiksan trenutak umjesto da se natječe s ostatkom agende.
Tema ostaje na agendi samo ako je i jasno što je s njom učinjeno prošli put. Onaj tko zapisuje zašto je donesena strateška odluka, može kvartal kasnije provjeriti je li pretpostavka o promjeni regulative još vrijedila, ili je situacija u međuvremenu drugačija. Bez tog zapisivanja svaki razgovor počinje ispočetka, i djeluje kao nova tema umjesto kao nastavak — što je upravo razlog zašto tako lako ispada s agende. Isto to zapisivanje vrijedno je i u trenutku kada se pokaže da ranija pretpostavka više ne vrijedi; tada nije riječ o tome ko je bio u pravu, nego o tome što se promijenilo.
Prije uspostavljanja fiksnog procesa, korisno je znati slaže li se uprava već međusobno o hitnosti regulative, ili se ta slika znatno razlikuje. Besplatan mini-test od deset pitanja daje prvu indikaciju toga: profil pritiska koji pokazuje kako se vanjski pritisak odnosi prema onome što već postoji iznutra, i slaže li se ta slika među članovima uprave ili se upravo razlikuje. To nije zamjena za razgovor, ali jest način da se provjeri traži li kvartalni ritual oko regulative trenutno rješenje za problem koji već postoji, ili za problem koji tek dolazi — na što može ukazati i strateško drugo mišljenje kada interna slika djeluje previše jednoglasno da bi bila istinita.
Neke uprave već imaju tu točku fiksno na agendi, a opet se malo mijenja. Tada pitanje nije raspravlja li se o temi, nego dovodi li ta rasprava do promjene koja je vidljiva prije nego što godina istekne. Kako to pratiti bez čekanja na godišnje brojke razrađeno je na stranici o mjerenju radi li strategija, a relevantno je i kada se pokaže da se tržište ili regulativa mijenjaju brže nego što planiranje može podnijeti, kako je opisano u što učiniti kada se tržište mijenja brže od vašeg plana.
Onaj tko nakon svega ovoga želi znati što fiksna točka o regulativi na agendi konkretno znači za organizaciju — koji zadaci uz to idu, koliko sati to košta i u koji sustav to ulazi — dolazi do drugačije vrste pregleda od strateškog testa pritiska. Taj prijevod od agende odlučivanja do toga ko što radi područje je radne analize (werkscan) na ftetoai.com.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.