Reguliavimas atsiduria vadovybės darbotvarkėje tik tada, kai jis susiejamas su sprendimu, turinčiu datą, o ne su informacijos punktu be tolesnių veiksmų. Tam reikalingas nuolatinis momentas, kai išorinis vaizdas — kokie teisės aktai ir reguliavimas artėja — sugretinamas su savais planais, ir tai turi vykti pastoviu formatu, nepriklausančiu nuo to, kam tą dieną atsitiktinai kilo mintis apie tai posėdyje priminti.
Daugumoje vadovybės posėdžių reguliavimas yra tik pranešimas: kažkas kažką perskaitė, trumpai paminėjo, ir posėdis grįžta prie apyvartos skaičių. Nėra mechanizmo, kuris temą sugrąžintų. Įmonėje, kurioje dirba nuo 50 iki 300 darbuotojų, dažnai niekas atitikties klausimais neužsiima visą darbo dieną; tai — veiklos direktoriaus arba finansų direktoriaus dėmesio sritis, greta viso kito, kas jau gula ant jų pečių. Be nuolatinio pasikartojančio momento tema dingsta, kol pati nesiveržia į priekį — dėl termino, baudos ar kliento, prašančio patvirtinimo. Tada tai jau nebe strateginis pokalbis, o gaisro gesinimas.
Reguliavimas veikia geriausiai, kai jis nagrinėjamas ne atskirai, o kaip nuolatinė to paties apžvalgos dalis, kurioje aptariamos ir rinkos tendencijos, ir konkurentų veiksmai. Ta apžvalga — išorinis vaizdas — įgauna svorio tik tada, kai sugretinama su vidiniu vaizdu: ką patys vadovybės nariai galvoja apie skubumą ir ar jų nuomonės šiuo klausimu sutampa. Dažnai paaiškėja, kad ši antroji plotmė yra įdomesnė nei pirmoji. Vadovas, kuris naują ataskaitų teikimo pareigą vertina kaip artėjančią problemą, ir kitas, kuris ją laiko antraeiliu reikalu, iš tikrųjų turi skirtingą vaizdą apie tai, kiek laiko ir pajėgumų tam reikės. Šio nuomonių skirtumo išryškinimas dažnai yra pirmasis žingsnis, keliantis reguliavimą iš neprivalomo lygmens į darbotvarkės vertą temą.
Struktūriškai — reiškia pastoviu intervalu, o ne reaguojant į naujienas. Ketvirtinis momentas, kai vėl užduodamas tas pats klausimas — kas keičiasi mums taikomame reguliavime ir ką tai reiškia jau priimtiems sprendimams — apsaugo nuo to, kad tema iškiltų tik tada, kai jau tapo skubi. Gamybos įmonėje, kurioje dirba 120 darbuotojų, tai išsprendė pasikartojančią problemą: kaskart, kai artėjo naujas standartas, jis būdavo rimtai aptariamas tik po to, kai to paprašydavo klientas. Kas ketvirtį sugretinant išorinį vaizdą su savu planu, pokalbis pasislinko nuo reagavimo prie numatymo — ne todėl, kad atsirado daugiau laiko, o todėl, kad tema gavo pastovią vietą, o ne varžėsi su likusia darbotvarkės dalimi.
Tema darbotvarkėje išlieka tik tada, kai aišku, kas su ja buvo padaryta praėjusį kartą. Tas, kuris užfiksuoja, kodėl buvo priimtas strateginis sprendimas, po ketvirčio gali peržiūrėti, ar prielaida apie reguliavimo pokytį vis dar teisinga, ar situacija jau pasikeitė. Be tokio užfiksavimo kiekvienas pokalbis prasideda nuo nulio ir jaučiasi kaip nauja tema, o ne tęsinys — būtent dėl to tema taip lengvai iškrenta iš darbotvarkės. Tas pats užfiksavimas naudingas ir tuo atveju, kai paaiškėja, kad ankstesnė prielaidaebeatitinka tikrovės; tada kalbama nebe apie tai, kas buvo teisus, o apie tai, kas pasikeitė.
Prieš nustatant nuolatinį procesą, naudinga žinoti, ar vadovybė jau sutaria dėl reguliavimo skubumo, ar požiūriai stipriai skiriasi. Nemokamas dešimties klausimų mini testas suteikia pirminę indikaciją: spaudimo profilis, parodantis, kaip išorinis spaudimas siejasi su tuo, kas jau vyksta viduje, ir ar šis vaizdas vadovybės narių tarpe sutampa, ar, priešingai, skiriasi. Tai nepakeičia pokalbio, tačiau leidžia pamatyti, ar ketvirtinis reguliavimo ritualas šiuo metu sprendžia jau esamą problemą, ar problemą, kuri dar tik ateina — apie tai gali paliudyti ir strateginė antroji nuomonė, jei vidinis vaizdas atrodo per vieningas, kad būtų tikras.
Kai kurios vadovybės šį klausimą jau nuolat turi darbotvarkėje, o vis tiek mažai kas keičiasi. Tada klausimas ne tai, ar tema aptariama, o ar aptarimas veda prie pokyčio, matomo dar prieš pasibaigiant metams. Kaip tai stebėti nelaukiant metinių rezultatų, aprašyta puslapyje apie strategijos veikimo matavimą, o tai aktualu ir tuomet, kai paaiškėja, jog rinka ar reguliavimas keičiasi greičiau, nei planas gali priimti, kaip aprašyta puslapyje apie ką daryti, kai rinka keičiasi greičiau nei jūsų planas.
Tas, kas po viso to nori sužinoti, ką nuolatinis darbotvarkės punktas apie reguliavimą konkrečiai reiškia organizacijai — kokios užduotys su tuo susijusios, kiek valandų tai kainuoja ir kurioje sistemoje tai atsiduria — susiduria su kitokio pobūdžio apžvalga nei strateginis spaudimo testas. Šis vertimas iš sprendimų darbotvarkės į tai, kas ką daro, yra darbo apimties analizės sritis svetainėje ftetoai.com.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.