Kennisbank

Předpoklad, že nabídkový proces má pevně stanovenou dobu trvání

Odkud tento předpoklad pochází

Každé plánování, které obsahuje nabídkový proces, počítá s dobou trvání, která byla někdy stanovena: tolik týdnů na vypracování, tolik dní na vnitřní schválení, tolik komunikace tam a zpět se zákazníkem. Tato norma nevznikla z ničeho nic. Je součtem lidských kroků: někdo vyhledá podobné dřívější nabídky, někdo provede kalkulaci, někdo napíše text, někdo zkontroluje, někdo odešle. Tento součet léta odpovídal skutečnosti, protože každý krok skutečně musel vykonat člověk, a ten člověk měl ještě další věci na práci.

Předpoklad tedy nebyl lehkovážný. Byl rozumným převodem procesu, který skutečně trval tak dlouho, jak trval. Plánování, odhad kapacity a někdy i slib zákazníkovi ohledně dodací lhůty jsou na této době trvání postaveny.

Co se změnilo

Změnil se nikoli proces, ale jeho obsazení. Části nabídkového procesu jsou přesně tím druhem práce, který se nechá převzít: vyhledání strukturovaných informací, prohledávání dřívějších nabídek s ohledem na podobné situace, sestavení první kalkulace na základě pevných pravidel, formulace konceptu dopisu. To není hudba budoucnosti, to se dnes již děje u firem, které si troufly tyto kroky zpracovat jako samostatné úkoly, nikoli jako jeden nedělitelný proces.

Jiné části zůstávají tam, kde byly. Cenová dohoda, která se odchyluje od normy, odhad toho, co konkrétního zákazníka právě žene, rozhodnutí, zda riziko do kalkulace zahrnout nebo ne: to zůstává lidskou prací, s někým, kdo schvaluje nebo neschvaluje a kdo to dokáže vysvětlit. Rozdíl mezi firmami, které již vidí pokles doby trvání, a firmami, kde zůstává nezměněná, se zřídka skrývá v oboru. Skrývá se v tom, zda někdo nabídkový proces rozdělil na jednotlivé úkoly, nebo zda jej dál považoval za jeden blok, na kterém nelze nic měnit.

Na čem vedení pozná, že předpoklad je zastaralý

První místo, kde se to projeví, není samotná doba trvání, ale rozdíl mezi tím, co je naplánováno, a tím, co skutečně probíhá. Nabídkový proces, který na papíře trvá tři týdny, ale kde je koncept hotový za dny a zpoždění se nyní přesouvá do fáze schvalování, je signálem, že norma stále pochází ze staré fáze.

Druhým signálem je rozrůzněnost mezi odděleními nebo pobočkami, které tentýž proces začaly zpracovávat odlišně. Pokud jedna část firmy již pracuje s předem zpracovaným konceptem nabídky a druhá ne, pak se společná norma fakticky rozdělila na dvě normy, aniž by to kdokoli formálně stanovil.

Třetím signálem je, že zákazník očekává něco jiného, než co plánování slibuje. Když konkurenti reagují rychleji, protože si přípravnou fázi již urychlili, stává se vlastní doba trvání konkurenční nevýhodou, která nepramení z horších lidí, ale z pomalejšího procesu. To souvisí se stejným mechanismem jako u předpokladu, že velikost poskytuje ochranu: výhoda, která kdysi platila sama od sebe, tak už neplatí.

Co to není

Toto není výzva ke škrtání funkcí v nabídkovém procesu. To, co zaměstnavatel udělá s uvolněným časem nebo kapacitou, je rozhodnutí s vlastními zákonnými požadavky, a to by tu nemělo být řešeno jako zaškrtávací kolonka na strategickém dokumentu. Co sem naopak patří, je otázka, zda plánovací norma stále odpovídá tomu, co se skutečně děje, bez ohledu na to, co se stane s uvolněnými hodinami.

Není to ani záruka, že AI proces urychlí. Zda se nabídkový proces zkrátí, závisí na tom, kolik z jeho úkolů se dá strukturovat, kolik dohledu zůstává potřebné a jak firma tyto dva prvky propojí. To se liší podle organizace a podle typu nabídky a nelze to vyjádřit jedním číslem.

Co měřit, abyste zjistili, zda předpoklad ještě platí

Předpoklad o době trvání zůstává ověřitelný, pokud se rozdělí na kroky, z nichž je složen, nikoli pokud zůstává jedním číslem. Užitečná měření jsou: čas mezi poptávkou a první konceptovou verzí, čas mezi konceptovou verzí a vnitřním schválením a čas mezi schválením a odesláním zákazníkovi. Kdo tyto tři veličiny sleduje odděleně, přesně vidí, kde už posun nastal a kde je stará norma stále nedotčená.

Druhým měřením je podíl nabídek, kde konceptová verze jde k zákazníkovi bez úprav, oproti podílu, kde se ještě interně upravuje. Tento rozdíl ukazuje, jak velká část procesu se nyní opírá o dohled, a nikoli o plně manuální práci.

Základní otázka, jakou část nabídkových úkolů v této konkrétní firmě může AI skutečně převzít, se zodpovídá pro každý úkol samostatně pomocí pracovního skenu FTE TO AI, bez ohledu na to, co se s výsledkem rozhodnete udělat.

Co můžete udělat nyní, není přepracovat celý proces, ale vyčlenit jeden předpoklad: normu, na které je postaveno vaše plánování a slib zákazníkovi. Bezplatná kontrola předpokladů je krátké kolo, ve kterém pojmenujete své nejdůležitější předpoklady a u každého uvidíte, kdy byl naposledy potvrzen. Pro ty, kdo si to chtějí porovnat s dalšími předpoklady, které se právě posouvají, jako je ten o telefonickém kontaktu se zákazníky nebo o rozdílu mezi strategií a plánem, se připravuje kompletní strategická zkušební tiskárna.