Kennisbank

Antagelsen om at et tilbudsforløb har en fast gennemløbstid

Hvor antagelsen kom fra

Enhver planlægning med et tilbudsforløb i sig regner med en gennemløbstid, der er fastsat et sted: så mange uger til udarbejdelsen, så mange dage til intern godkendelse, så meget frem-og-tilbage med kunden. Den norm er ikke opstået ud af det blå. Den er summen af menneskelige trin: nogen finder sammenlignelige tidligere tilbud frem, nogen regner kalkulationen igennem, nogen skriver teksten, nogen kontrollerer, nogen sender. Den sum har stemt i årevis, fordi hvert trin faktisk skulle udføres af en person, og den person også skulle nå andre ting.

Antagelsen var altså ikke overfladisk. Den var en rimelig oversættelse af et proces, der rent faktisk tog så lang tid, som den tog. Planlægning, kapacitetsvurdering og somme tider selv løftet til kunden om leveringstid er bygget på den varighed.

Hvad der er ændret

Det, der er skiftet, er ikke processen, men bemandingen af den. Dele af et tilbudsforløb er præcis den slags arbejde, der lader sig overtage: hente struktureret information, gennemsøge tidligere tilbud for sammenlignelige situationer, udarbejde en første kalkulation baseret på faste regler, formulere et udkast til brev. Det er ikke fremtidsmusik, det sker allerede i dag hos virksomheder, der har turdet behandle disse trin som separate opgaver i stedet for som én udelelig proces.

Andre dele forbliver, hvor de var. En prisaftale, der afviger fra normen, en vurdering af hvad denne specifikke kunde nu er drevet af, beslutningen om at indregne en risiko eller ej: det forbliver menneskeligt arbejde, med nogen der godkender eller afviser og kan forklare det. Forskellen mellem virksomheder, der allerede ser deres gennemløbstid falde, og virksomheder hvor den forbliver uændret, ligger sjældent i branchen. Den ligger i, om nogen har åbnet tilbudsforløbet op i opgaver, eller om det er blevet behandlet som én blok, der ikke kunne ændres.

Hvor en direktion mærker, at antagelsen er forældet

Det første sted, hvor det bliver synligt, er ikke selve gennemløbstiden, men forskellen mellem det, der er planlagt, og det, der faktisk sker. Et tilbudsforløb, der på papiret koster tre uger, men hvor udkastet ligger klar på dage, og forsinkelsen fremover ligger i godkendelsesrunden, er et signal om, at normen stadig stammer fra den gamle fase.

Et andet signal er skævvridning mellem afdelinger eller filialer, der er begyndt at behandle det samme forløb forskelligt. Hvis den ene gren af virksomheden allerede arbejder med et forbehandlet udkast til tilbud, og den anden ikke gør, er den fælles norm reelt blevet to normer, uden at nogen har fastlagt det.

Et tredje signal er, at kunden forventer noget andet, end planlægningen lover. Når konkurrenter reagerer hurtigere, fordi de allerede har fremskyndet deres forproces, bliver den egen gennemløbstid en konkurrenceulempe, der ikke skyldes dårligere medarbejdere, men en langsommere proces. Det rammer den samme mekanisme som ved antagelsen om at skalastørrelse giver beskyttelse: en fordel, der engang holdt af sig selv, holder ikke længere af sig selv.

Hvad dette ikke er

Dette er ikke et plædoyer for at afskaffe funktioner i tilbudsprocessen. Hvad en arbejdsgiver gør med den frigjorte tid eller kapacitet, er en beslutning med egne lovmæssige krav, og de bør ikke behandles her som en afkrydsning på et strategidokument. Hvad der derimod hører hjemme her, er spørgsmålet om, hvorvidt planlægningsnormen stadig stemmer overens med det, der faktisk sker, uafhængigt af hvad der sker med de frigjorte timer.

Det er heller ikke en garanti for, at AI gør forløbet hurtigere. Om et tilbudsforløb bliver kortere, afhænger af, hvor mange af opgaverne i det, der lader sig strukturere, hvor meget tilsyn der stadig er nødvendigt, og hvordan virksomheden forbinder disse to. Det varierer fra organisation til organisation og fra tilbudstype til tilbudstype, og lader sig ikke indfange i ét tal.

Hvad man skal måle for at vide, om antagelsen stadig holder

En antagelse om gennemløbstid forbliver testbar, når den opdeles i de trin, den er opbygget af, ikke når den forbliver ét tal. Anvendelige målinger er: tiden mellem forespørgsel og første udkast, tiden mellem udkast og intern godkendelse, og tiden mellem godkendelse og afsendelse til kunden. Den, der følger disse tre hver for sig, ser præcis, hvor forskydningen allerede findes, og hvor den gamle norm stadig er intakt.

En anden måling er andelen af tilbud, hvor udkastet går til kunden uden revision, versus andelen hvor der stadig justeres internt. Den forskel viser, hvor stor en del af forløbet nu foregår på tilsyn i stedet for fuldstændig manuelt arbejde.

Det underliggende spørgsmål om, hvilken del af tilbudsopgaverne i denne specifikke virksomhed reelt kan overtages af AI, besvares opgave for opgave med arbejdsscanningen fra FTE TO AI, uafhængigt af spørgsmålet om, hvad De beslutter at gøre med det resultat.

Hvad De kan gøre nu, er ikke at revidere hele forløbet, men at sætte én antagelse til side: den norm, som Deres planlægning og Deres kundeløfte er bygget på. En gratis antagelseskontrol er en kort runde, hvor De navngiver Deres vigtigste antagelser og for hver antagelse ser, hvornår den sidst blev bekræftet. For den, der ønsker at sætte dette ved siden af andre antagelser, der er ved at skifte, som dem om telefonisk kundekontakt eller om forskellen mellem en strategi og en plan, er den fuldstændige strategiske trykprøve under opbygning.