Kennisbank

Pretpostavka da proces izrade ponuda ima fiksno trajanje

Odakle je došla ta pretpostavka

Svako planiranje koje uključuje proces izrade ponuda računa s trajanjem koje je negdje utvrđeno: toliko tjedana za izradu, toliko dana za interno odobrenje, toliko komunikacije s klijentom. Ta norma nije proizašla iz ničega. Ona je zbroj ljudskih koraka: netko traži usporedive prijašnje ponude, netko izračunava kalkulaciju, netko piše tekst, netko provjerava, netko šalje. Taj zbroj je godinama bio točan, jer je svaki korak stvarno morala odraditi jedna osoba, a ta osoba je usto morala raditi i druge stvari.

Pretpostavka dakle nije bila neozbiljna. Bila je razumni prijevod procesa koji je stvarno trajao onoliko koliko je trajao. Planiranje, procjena kapaciteta i ponekad i obećanje klijentu o roku isporuke izgrađeni su na tom trajanju.

Što se promijenilo

Ono što se promijenilo, nije sam proces, nego njegova popunjenost ljudima. Dijelovi procesa izrade ponuda upravo su ona vrsta posla koja se može preuzeti: dohvaćanje strukturiranih informacija, pretraživanje prijašnjih ponuda u potrazi za usporedivim situacijama, izrada prve kalkulacije na temelju fiksnih pravila, formuliranje nacrta dopisa. To nije glazba budućnosti, to se već danas događa u tvrtkama koje su se odvažile te korake tretirati kao zasebne zadatke, a ne kao jedan nedjeljiv proces.

Drugi dijelovi ostaju gdje su bili. Cjenovni dogovor koji odstupa od norme, procjena onoga što tog konkretnog klijenta trenutačno pokreće, odluka da se rizik uračuna ili ne uračuna: to i dalje ostaje ljudski posao, s nekim tko odobrava ili odbija i to može objasniti. Razlika između tvrtki kojima rok isporuke već pada i tvrtki kod kojih ostaje nepromijenjen rijetko je u sektoru. Nalazi se u tome je li netko proces izrade ponuda razdijelio na zadatke ili ga je i dalje tretirao kao jedan blok na kojem se ništa ne može promijeniti.

Po čemu upravna uprava primjećuje da je pretpostavka zastarjela

Prvo mjesto gdje to postaje vidljivo nije samo trajanje, nego razlika između onoga što je planirano i onoga što se stvarno događa. Proces izrade ponuda koji na papiru traje tri tjedna, ali kod kojeg je nacrtna verzija gotova za nekoliko dana, a kašnjenje se otada nalazi u krugu odobravanja, signal je da norma još potječe iz stare faze.

Drugi signal je nejednak razvoj između odjela ili poslovnica koje su isti proces počele obrađivati na različite načine. Ako jedna grana tvrtke već radi s prethodno obrađenim nacrtom ponude, a druga ne, tada je zajednička norma zapravo postala dvije norme, bez da je to bilo tko zapisao.

Treći signal je da klijent očekuje nešto drugo od onoga što obećava planiranje. Kad konkurenti reagiraju brže jer su već ubrzali svoj pripremni proces, vlastito trajanje postaje konkurentski nedostatak koji ne proizlazi iz lošijih ljudi, nego iz sporijeg procesa. To dodiruje isti mehanizam kao kod pretpostavke da veličina pruža zaštitu: prednost koja je nekad sama po sebi opstajala, sama po sebi više ne opstaje.

Što ovo nije

Ovo nije pledoaje za ukidanje radnih mjesta u procesu izrade ponuda. Što poslodavac radi s vremenom ili kapacitetom koji se oslobodi, odluka je s vlastitim pravnim zahtjevima, i to se ovdje ne treba tretirati kao kvačica na strateškom dokumentu. Ono što ovdje spada, jest pitanje odgovara li norma planiranja još onome što se stvarno događa, nezavisno od toga što se radi s oslobođenim satima.

Ovo također nije garancija da AI čini proces bržim. Hoće li proces izrade ponuda postati kraći, ovisi o tome koliko se zadataka u njemu može strukturirati, koliki nadzor i dalje treba, i kako tvrtka to dvoje povezuje. To se razlikuje po organizaciji i po vrsti ponude, i ne može se uhvatiti u jedan postotak.

Što mjeriti da bi se znalo stoji li pretpostavka još

Pretpostavka o trajanju ostaje provjerljiva ako se razdijeli na korake od kojih je izgrađena, a ne ako ostane jedan broj. Korisna mjerenja su: vrijeme između zahtjeva i prve nacrtne verzije, vrijeme između nacrtne verzije i internog odobrenja, i vrijeme između odobrenja i slanja klijentu. Tko ova tri prati odvojeno, vidi točno gdje se pomak već dogodio i gdje stara norma još stoji nepromijenjena.

Drugo mjerenje je udio ponuda kod kojih nacrtna verzija ide klijentu bez revizije, u odnosu na udio kod kojih se interno još korigira. Ta razlika pokazuje koliko procesa danas počiva na nadzoru, a koliko na potpuno ručnom radu.

Temeljno pitanje koji dio zadataka u procesu izrade ponuda u ovoj konkretnoj tvrtki stvarno može preuzeti AI, odgovara se po zadatku putem skeniranja rada tvrtke FTE TO AI, nezavisno od pitanja što odlučite učiniti s tim rezultatom.

Ono što sada možete učiniti, nije revizija cijelog procesa, nego izdvajanje jedne pretpostavke: norme na kojoj je izgrađeno vaše planiranje i vaše obećanje klijentu. Besplatna provjera pretpostavki kratka je runda u kojoj navedete svoje najvažnije pretpostavke i za svaku vidite kada je posljednji put potvrđena. Za one koji to želi postaviti uz druge pretpostavke koje se pomiču, kao ona o telefonskom kontaktu s klijentima ili o razlici između strategije i plana, potpuna strateška probna ploča je u izradi.