Každé plánovanie, ktoré zahŕňa ponukový proces, počíta s dobou trvania, ktorá bola kedysi niekde stanovená: toľko týždňov na zostavenie, toľko dní na interné schválenie, toľko komunikácie s klientom tam a späť. Táto norma nevznikla z ničoho. Je súčtom ľudských krokov: niekto vyhľadá porovnateľné predchádzajúce ponuky, niekto prepočíta kalkuláciu, niekto napíše text, niekto skontroluje, niekto odošle. Tento súčet roky fungoval, pretože každý krok skutočne musel vykonať človek a tento človek musel stíhať aj iné veci.
Predpoklad teda nebol ľahkovážny. Bol rozumným prekladom procesu, ktorý naozaj trval tak dlho, ako trval. Plánovanie, odhad kapacity a niekedy aj sľub voči klientovi o dodacej lehote sú postavené na tejto dĺžke trvania.
To, čo sa posunulo, nie je proces, ale jeho obsadenie. Časti ponukového procesu sú presne tým druhom práce, ktorý sa dá prevziať: vyhľadávanie štruktúrovaných informácií, prehľadávanie predchádzajúcich ponúk s cieľom nájsť porovnateľné situácie, zostavenie prvej kalkulácie na základe pevných pravidiel, formulovanie konceptu listu. Nejde o hudbu budúcnosti, deje sa to už dnes vo firmách, ktoré sa odvážili posudzovať tieto kroky ako samostatné úlohy namiesto jedného nedeliteľného procesu.
Iné časti zostávajú tam, kde boli. Cenová dohoda, ktorá sa odchyľuje od normy, odhad toho, čo tohto konkrétneho klienta práve poháňa, rozhodnutie, či riziko zakalkulovať alebo nie: to zostáva ľudskou prácou, s niekým, kto schvaľuje alebo zamieta a vie to vysvetliť. Rozdiel medzi firmami, ktoré už vidia pokles svojej lehoty na spracovanie, a firmami, kde zostáva nezmenená, málokedy spočíva v odvetví. Spočíva v tom, či niekto rozdelil ponukový proces na úlohy, alebo ho stále posudzuje ako jeden celok, na ktorom sa nedá nič zmeniť.
Prvé miesto, kde sa to prejaví, nie je samotná lehota na spracovanie, ale rozdiel medzi tým, čo je naplánované, a tým, čo sa skutočne deje. Ponukový proces, ktorý na papieri stojí tri týždne, ale kde je koncept hotový za pár dní a oneskorenie sa odteraz nachádza v kole schvaľovania, je signálom, že norma ešte pochádza zo starej fázy.
Druhým signálom je nerovnomerný vývoj medzi oddeleniami alebo pobočkami, ktoré rovnaký proces začali spracovávať odlišne. Ak jedna vetva firmy už pracuje s vopred spracovaným konceptom ponuky a druhá nie, spoločná norma sa fakticky stala dvomi normami bez toho, aby to niekto zaznamenal.
Tretím signálom je, že klient očakáva niečo iné, ako sľubuje plánovanie. Keď konkurenti reagujú rýchlejšie, pretože už zrýchlili svoj predbežný proces, vlastná lehota na spracovanie sa stáva konkurenčnou nevýhodou, ktorá nevzniká z horších ľudí, ale z pomalšieho procesu. To sa dotýka rovnakého mechanizmu ako pri predpoklade, že veľkosť poskytuje ochranu: výhoda, ktorá kedysi platila sama od seba, to už automaticky neplatí.
Toto nie je výzva na rušenie pracovných miest v ponukovom procese. To, čo zamestnávateľ urobí s uvoľneným časom alebo kapacitou, je rozhodnutie s vlastnými zákonnými požiadavkami, a tie by sa tu nemali riešiť ako odškrtnutá položka v strategickom dokumente. Čo sem naopak patrí, je otázka, či norma plánovania ešte zodpovedá tomu, čo sa skutočne deje, nezávisle od toho, čo sa deje s uvoľnenými hodinami.
Nie je to ani záruka, že AI proces skutočne urýchli. To, či sa ponukový proces skráti, závisí od toho, koľko z úloh v ňom sa dá štruktúrovať, koľko dohľadu zostáva potrebné a ako firma tieto dve veci prepojí. To sa líši podľa organizácie a podľa typu ponuky a nedá sa to zachytiť jedným percentom.
Predpoklad o lehote na spracovanie zostáva overiteľný, ak sa rozdelí na kroky, z ktorých je zložený, nie ak zostane jedným číslom. Užitočné merania sú: čas medzi žiadosťou a prvým konceptom, čas medzi konceptom a interným schválením a čas medzi schválením a odoslaním klientovi. Kto tieto tri veci sleduje oddelene, presne vidí, kde už posun nastal a kde je stará norma ešte neporušená.
Druhým meraním je podiel ponúk, kde koncept ide klientovi bez úpravy, oproti podielu, kde sa ešte interne upravuje. Tento rozdiel ukazuje, koľko z procesu už teraz funguje na základe dohľadu namiesto úplne ručnej práce.
Základná otázka, ktorá časť ponukových úloh sa v tejto konkrétnej firme dá skutočne prebrať AI, sa zodpovedá pre každú úlohu zvlášť pomocou pracovného skenu FTE TO AI, nezávisle od otázky, čo sa s týmto výsledkom rozhodnete urobiť.
To, čo môžete urobiť teraz, nie je prepracovať celý proces, ale osamostatniť jeden predpoklad: normu, na ktorej je postavené vaše plánovanie a váš sľub voči klientovi. Bezplatná kontrola predpokladov je krátke kolo, počas ktorého pomenujete svoje najdôležitejšie predpoklady a pri každom z nich uvidíte, kedy bol naposledy potvrdený. Pre tých, ktorí to chcú porovnať s inými predpokladmi, ktoré sa práve posúvajú, ako napríklad ten o telefonickom kontakte s klientmi alebo o rozdiele medzi stratégiou a plánom, sa pripravuje kompletná strategická skúška.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.