Kennisbank

Predpostavka, da ima postopek priprave ponudbe fiksno trajanje

Od kod je predpostavka izvirala

Vsako planiranje, ki vključuje postopek priprave ponudbe, računa s trajanjem, ki je bilo nekje določeno: toliko tednov za pripravo, toliko dni za interno soglasje, toliko usklajevanja s stranko. Ta norma ni padla z neba. Je vsota človeških korakov: nekdo poišče podobne prejšnje ponudbe, nekdo preračuna kalkulacijo, nekdo napiše besedilo, nekdo preveri, nekdo pošlje. Ta vsota je leta drž, ker je moral vsak korak dejansko opraviti nekdo, ki je poleg tega imel še druge naloge.

Predpostavka torej ni bila lahkotna. Bila je razumen prevod procesa, ki je res trajal tako dolgo, kot je trajal. Planiranje, ocena zmogljivosti in včasih tudi obljuba stranki glede dobavnega roka so zgrajeni na tem trajanju.

Kaj se je spremenilo

Kar se je premaknilo, ni proces sam, temveč njegova zasedba. Deli postopka priprave ponudbe so ravno tista vrsta dela, ki se ga da prevzeti: iskanje strukturiranih informacij, brskanje po prejšnjih ponudbah za podobne situacije, priprava prve kalkulacije na podlagi fiksnih pravil, oblikovanje osnutka pisma. To ni glasba prihodnosti, to se že danes dogaja pri podjetjih, ki so si upala te korake obravnavati kot ločene naloge namesto kot en nedeljiv proces.

Drugi deli ostajajo tam, kjer so bili. Cenovni dogovor, ki odstopa od norme, ocena, kaj to specifično stranko trenutno poganja, odločitev, ali vkalkulirati tveganje ali ne: to ostaja človeško delo, z nekom, ki odobri ali zavrne in to lahko razloži. Razlika med podjetji, ki že vidijo upad svojega časa izdelave, in podjetji, kjer ostaja nespremenjen, redko tiči v panogi. Tiči v tem, ali je nekdo postopek priprave ponudbe razrezal na naloge, ali pa ga je še naprej obravnaval kot en blok, na katerem se ni dalo nič spremeniti.

Kje uprava opazi, da je predpostavka potekla

Prvo mesto, kjer to postane vidno, ni čas izdelave sam, temveč razlika med tem, kar je planirano, in tem, kar se dejansko dogaja. Postopek priprave ponudbe, ki na papirju traja tri tedne, a kjer je osnutek pripravljen v dnevih, medtem ko je zamuda zdaj v krogu interne odobritve, je signal, da norma še izvira iz stare faze.

Drugi signal je razhajanje med oddelki ali lokacijami, ki so isti postopek začeli obdelovati različno. Če ena veja podjetja že dela s predhodno pripravljenim osnutkom ponudbe, druga pa ne, je skupna norma dejansko postala dve normi, ne da bi to kdo formalno zapisal.

Tretji signal je, da stranka pričakuje nekaj drugega, kot obljublja planiranje. Ko konkurenti odgovarjajo hitreje, ker so že pospešili svoj predhodni proces, postane lasten čas izdelave konkurenčna slabost, ki ne izhaja iz slabših ljudi, temveč iz počasnejšega procesa. To se dotika istega mehanizma kot pri predpostavki, da velikost obsega ponuja zaščito: prednost, ki je nekoč veljala sama po sebi, tega ne velja več avtomatično.

Kaj to ni

To ni pledoaje za odpravo funkcij v postopku priprave ponudb. Kaj delodajalec naredi s sproščenim časom ali zmogljivostjo, je odločitev z lastnimi zakonskimi zahtevami, in te tu ne sodi obravnavati kot kljukico na strateškem dokumentu. Kar sodi sem, je vprašanje, ali norma planiranja še ustreza temu, kaj se dejansko dogaja, ne glede na to, kaj se zgodi s sproščenimi urami.

To tudi ni zagotovilo, da bo AI postopek naredil hitrejši. Ali bo postopek priprave ponudbe krajši, je odvisno od tega, koliko nalog znotraj njega se da strukturirati, koliko nadzora ostaja potrebnega, in kako podjetje ti dve stvari povezuje. To se razlikuje po organizaciji in po vrsti ponudbe, in ne da se ujeti v en odstotek.

Kaj meriti, da ugotovite, ali predpostavka še drži

Predpostavka o času izdelave ostane preverljiva, če jo razdelimo na korake, iz katerih je sestavljena, ne če ostane eno samo število. Uporabne meritve so: čas med povpraševanjem in prvim osnutkom, čas med osnutkom in internim soglasjem, ter čas med soglasjem in pošiljanjem stranki. Kdor te tri spremlja ločeno, natančno vidi, kje je premik že opazen in kje stara norma še velja.

Drugi meritev je delež ponudb, kjer osnutek gre stranki brez popravkov, v primerjavi z deležem, kjer se interno še popravlja. Ta razlika pokaže, koliko postopka že temelji na nadzoru namesto na popolnoma ročnem delu.

Na osnovno vprašanje, kateri del nalog priprave ponudb v tem specifičnem podjetju lahko dejansko prevzame AI, se odgovori po nalogah z delovnim skenom podjetja FTE TO AI, ne glede na vprašanje, kaj boste s tem izsledkom odločili storiti.

Kar lahko naredite zdaj, ni pregled celotnega postopka, temveč izpostavitev ene predpostavke: norme, na kateri temeljita vaše planiranje in vaša obljuba stranki. Brezplačni preizkus predpostavk je krog, v katerem poimenujete svoje najpomembnejše predpostavke in za vsako videte, kdaj je bila nazadnje potrjena. Za tiste, ki to želijo postaviti ob druge predpostavke, ki se premikajo, kot je tista o telefonskem stiku s strankami ali o razliki med strategijo in načrtom, je celoten strateški preizkus v izdelavi.