Jokainen suunnittelu, jossa on tarjousprosessi mukana, laskee läpimenoajan, joka on jossain vaiheessa vahvistettu: niin monta viikkoa laatimiseen, niin monta päivää sisäiseen hyväksyntään, niin paljon edestakaista liikennettä asiakkaan kanssa. Tämä normi ei ole syntynyt tyhjästä. Se on ihmisvaiheiden yhteenlaskettu summa: joku etsii vertailukelpoisia aiempia tarjouksia, joku laskee kalkyylin läpi, joku kirjoittaa tekstin, joku tarkistaa, joku lähettää. Tämä yhteenlaskettu summa on pitänyt paikkansa vuosien ajan, koska joka vaihe todella piti tehdä ihmisen toimesta ja tällä ihmisellä oli myös muita tehtäviä hoidettavana.
Oletus ei siis ollut kevytmielinen. Se oli kohtuullinen käännös prosessista, joka todella kesti niin kauan kuin kesti. Suunnittelu, kapasiteettiarvio ja joskus jopa asiakkaalle annettu lupaus toimitusajasta on rakennettu tämän keston varaan.
Muuttunut ei ole itse prosessi, vaan sen henkilöstöresursointi. Osat tarjousprosessista ovat juuri sellaista työtä, joka on siirrettävissä: jäsennellyn tiedon hakeminen, aiempien tarjousten läpikäynti vertailukelpoisten tilanteiden osalta, ensimmäisen kalkyylin laatiminen kiinteiden sääntöjen pohjalta, luonnoskirjeen muodostaminen. Tämä ei ole tulevaisuuden musiikkia, tätä tapahtuu jo tänään yrityksissä, jotka ovat uskaltaneet käsitellä näitä vaiheita erillisinä tehtävinä sen sijaan, että ne olisivat yksi jakamaton prosessi.
Muut osat pysyvät siinä missä olivat. Normista poikkeava hintasopimus, arvio siitä, mikä tätä nimenomaista asiakasta nyt ohjaa, päätös siitä, otetaanko riski laskelmaan mukaan vai ei: se pysyy ihmistyönä, jossa joku hyväksyy tai hylkää ja pystyy sen perustelemaan. Ero yritysten välillä, joiden läpimenoaika on jo laskussa, ja yritysten, joilla se pysyy muuttumattomana, ei useinkaan johdu toimialasta. Se johtuu siitä, onko joku pilkkonut tarjousprosessin tehtäviin, tai onko sitä edelleen käsitelty yhtenä kokonaisuutena, jossa mitään ei voinut muuttaa.
Ensimmäinen paikka, jossa se näkyy, ei ole itse läpimenoaika vaan ero suunnitellun ja tosiasiassa tapahtuvan välillä. Tarjousprosessi, joka paperilla kestää kolme viikkoa, mutta jossa luonnosversio on valmis päivissä ja viivästys on nyt jatkossa hyväksymiskierroksessa, on merkki siitä, että normi on jäljellä vanhalta ajalta.
Toinen merkki on osastojen tai toimipisteiden väliseen eriytymiseen, kun sama prosessi on alettu käsitellä eri tavoin. Jos yksi yrityksen haara toimii jo esikäsitellyllä tarjousluonnoksella ja toinen ei, yhteinen normi on tosiasiassa muuttunut kahdeksi normiksi, kenenkään sitä muodollisesti vahvistamatta.
Kolmas merkki on, että asiakas odottaa jotain muuta kuin suunnitelma lupaa. Kun kilpailijat reagoivat nopeammin, koska he ovat jo nopeuttaneet esivaihetta, oman läpimenoajan hitaus muuttuu kilpailuhaitaksi, joka ei johdu heikommista ihmisistä vaan hitaammasta prosessista. Tämä liittyy samaan mekanismiin kuin oletuksessa, että mittakaava suojaa: etu, joka joskus säilyi itsestään, ei enää säily itsestään.
Tämä ei ole vetoomus lopettaa toimenkuvia tarjousprosessissa. Se, mitä työnantaja tekee vapautuneella ajalla tai kapasiteetilla, on päätös, jolla on omat lakisääteiset vaatimuksensa, ja niitä ei tässä pitäisi käsitellä strategia-asiakirjan rastittavana kohtana. Se, mikä tähän kuuluu, on kysymys siitä, vastaako suunnittelunormi edelleen sitä, mitä tosiasiassa tapahtuu, riippumatta siitä, mitä vapautuneille tunneille tehdään.
Se ei myöskään ole takuu siitä, että AI tekee prosessista nopeamman. Lyheneekö tarjousprosessi, riippuu siitä, kuinka moni sen tehtävistä on jäsenneltävissä, kuinka paljon valvontaa tarvitaan edelleen, ja miten yritys yhdistää näitä kahta. Tämä vaihtelee organisaation ja tarjoustyypin mukaan, ja sitä ei voi tiivistää yhteen prosenttilukuun.
Oletus läpimenoajasta pysyy testattavana, kun se jaetaan vaiheisiin, joista se koostuu, eikä pysy yhtenä lukuna. Käyttökelpoisia mittauksia ovat: aika pyynnön ja ensimmäisen luonnosversion välillä, aika luonnosversion ja sisäisen hyväksynnän välillä, ja aika hyväksynnän ja asiakkaalle lähettämisen välillä. Näitä kolmea toisistaan erillään seuraava näkee tarkalleen, missä siirtymä on jo tapahtunut ja missä vanha normi on edelleen voimassa.
Toinen mittaus on osuus tarjouksista, joissa luonnosversio menee asiakkaalle sellaisenaan ilman tarkistusta, verrattuna osuuteen, joissa sisäisesti vielä muokataan. Tämä ero näyttää, kuinka suuri osa prosessista toimii nykyään valvonnan varassa sen sijaan, että se olisi täysin manuaalista työtä.
Taustalla oleva kysymys siitä, mikä osa tarjousprosessin tehtävistä tässä nimenomaisessa yrityksessä on todella siirrettävissä AI:lle, vastataan tehtäväkohtaisesti FTE TO AI:n työskannauksella, erillään kysymyksestä, mitä tällä tuloksella päätetään tehdä.
Se, mitä voitte nyt tehdä, ei ole koko prosessin uudistaminen, vaan yhden oletuksen erottaminen: normin, jonka päälle suunnittelunne ja asiakaslupauksenne on rakennettu. Maksuton oletustarkistus on lyhyt kierros, jossa nimeätte tärkeimmät oletuksenne ja näette oletus kerrallaan, milloin se on viimeksi vahvistettu. Niille, jotka haluavat asettaa tämän rinnalle muiden siirtymässä olevien oletusten kanssa, kuten puhelimitse tapahtuvasta asiakaskontaktista tai strategian ja suunnitelman erosta, täydellinen strateginen koeveto on valmisteilla.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.