Κάθε προγραμματισμός που περιλαμβάνει μια διαδικασία προσφοράς υπολογίζει με έναν χρόνο ολοκλήρωσης που έχει καθοριστεί κάπου: τόσες εβδομάδες για τη σύνταξη, τόσες μέρες για την εσωτερική έγκριση, τόσες φορές πηγαινέλα με τον πελάτη. Αυτό το πρότυπο δεν προέκυψε τυχαία. Είναι το άθροισμα ανθρώπινων βημάτων: κάποιος αναζητά παρόμοιες προηγούμενες προσφορές, κάποιος επεξεργάζεται τον υπολογισμό, κάποιος γράφει το κείμενο, κάποιος ελέγχει, κάποιος στέλνει. Αυτό το άθροισμα ήταν σωστό για χρόνια, επειδή κάθε βήμα έπρεπε πράγματι να εκτελεστεί από ένα άτομο, και αυτό το άτομο είχε και άλλα πράγματα να κάνει.
Η παραδοχή δεν ήταν επομένως επιπόλαιη. Ήταν μια λογική μετάφραση μιας διαδικασίας που όντως διαρκούσε όσο διαρκούσε. Ο προγραμματισμός, η εκτίμηση χωρητικότητας και κάποιες φορές ακόμη και η υπόσχεση προς τον πελάτη για τον χρόνο παράδοσης, έχουν χτιστεί πάνω σε αυτή τη διάρκεια.
Αυτό που έχει μετατοπιστεί δεν είναι η διαδικασία, αλλά η στελέχωσή της. Τμήματα μιας διαδικασίας προσφοράς είναι ακριβώς το είδος εργασίας που μπορεί να αναληφθεί: ανάκτηση δομημένων πληροφοριών, αναζήτηση σε προηγούμενες προσφορές για παρόμοιες περιπτώσεις, σύνταξη ενός πρώτου υπολογισμού βάσει σταθερών κανόνων, διαμόρφωση ενός προσχέδιου επιστολής. Αυτό δεν είναι μουσική του μέλλοντος, συμβαίνει ήδη σήμερα σε επιχειρήσεις που τόλμησαν να αντιμετωπίσουν αυτά τα βήματα ως ξεχωριστές εργασίες αντί για μία αδιαίρετη διαδικασία.
Άλλα τμήματα παραμένουν όπου ήταν. Μια τιμολογιακή συμφωνία που αποκλίνει από το πρότυπο, μια εκτίμηση για το τι κινητοποιεί αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη τώρα, η απόφαση να υπολογιστεί ή όχι ένας κίνδυνος: αυτό παραμένει ανθρώπινη εργασία, με κάποιον που εγκρίνει ή απορρίπτει και μπορεί να το εξηγήσει. Η διαφορά μεταξύ επιχειρήσεων που ήδη βλέπουν τον χρόνο ολοκλήρωσης να μειώνεται και επιχειρήσεων όπου παραμένει αμετάβλητος, σπάνια βρίσκεται στον κλάδο. Βρίσκεται στο κατά πόσο κάποιος έχει διασπάσει τη διαδικασία προσφοράς σε εργασίες, ή συνέχισε να την αντιμετωπίζει ως ένα ενιαίο μπλοκ που δεν επιδέχεται αλλαγές.
Το πρώτο σημείο όπου γίνεται ορατό δεν είναι ο χρόνος ολοκλήρωσης καθαυτός, αλλά η διαφορά μεταξύ του τι έχει προγραμματιστεί και του τι πράγματι συμβαίνει. Μια διαδικασία προσφοράς που στα χαρτιά κοστίζει τρεις εβδομάδες, αλλά όπου το προσχέδιο είναι έτοιμο σε μέρες και η καθυστέρηση εντοπίζεται πλέον στον γύρο έγκρισης, είναι ένδειξη ότι το πρότυπο ακόμη προέρχεται από την παλιά φάση.
Ένα δεύτερο σημάδι είναι η ασυμμετρία μεταξύ τμημάτων ή υποκαταστημάτων που έχουν επεξεργαστεί την ίδια διαδικασία με διαφορετικό τρόπο. Αν το ένα τμήμα της επιχείρησης εργάζεται ήδη με ένα προεπεξεργασμένο προσχέδιο προσφοράς και το άλλο όχι, τότε το κοινό πρότυπο έχει γίνει στην πραγματικότητα δύο πρότυπα, χωρίς να το έχει καταγράψει κανείς.
Ένα τρίτο σημάδι είναι ότι ο πελάτης περιμένει κάτι διαφορετικό από αυτό που υπόσχεται ο προγραμματισμός. Όταν οι ανταγωνιστές ανταποκρίνονται ταχύτερα επειδή έχουν ήδη επιταχύνει το προπαρασκευαστικό στάδιο, ο δικός σας χρόνος ολοκλήρωσης γίνεται ένα ανταγωνιστικό μειονέκτημα που δεν προκύπτει από χειρότερους ανθρώπους, αλλά από μια πιο αργή διαδικασία. Αυτό αγγίζει τον ίδιο μηχανισμό όπως στην περίπτωση της παραδοχής ότι το μέγεθος προσφέρει προστασία: ένα πλεονέκτημα που κάποτε ίσχυε αυτόματα, δεν ισχύει πλέον αυτόματα.
Αυτό δεν είναι έκκληση για κατάργηση θέσεων εργασίας στη διαδικασία προσφορών. Τι κάνει ένας εργοδότης με τον χρόνο ή τη χωρητικότητα που ελευθερώνεται είναι μια απόφαση με δικές της νομικές απαιτήσεις, και αυτές δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται εδώ ως ένα τσεκάρισμα σε ένα στρατηγικό έγγραφο. Αυτό που ανήκει εδώ είναι το ερώτημα αν το πρότυπο προγραμματισμού εξακολουθεί να αντιστοιχεί σε αυτό που πράγματι συμβαίνει, ανεξάρτητα από το τι γίνεται με τις ελεύθερες ώρες.
Δεν είναι επίσης εγγύηση ότι η ΑΙ κάνει τη διαδικασία ταχύτερη. Αν μια διαδικασία προσφοράς γίνει συντομότερη εξαρτάται από το πόσες από τις εργασίες της μπορούν να δομηθούν, πόση εποπτεία παραμένει απαραίτητη, και πώς η επιχείρηση συνδέει αυτά τα δύο μεταξύ τους. Αυτό διαφέρει ανά οργανισμό και ανά τύπο προσφοράς, και δεν μπορεί να συνοψιστεί σε ένα ποσοστό.
Μια παραδοχή σχετικά με τον χρόνο ολοκλήρωσης παραμένει ελέγξιμη όταν διαχωρίζεται στα βήματα από τα οποία αποτελείται, όχι όταν παραμένει ένας μόνο αριθμός. Χρήσιμες μετρήσεις είναι: ο χρόνος μεταξύ αιτήματος και πρώτου προσχέδιου, ο χρόνος μεταξύ προσχέδιου και εσωτερικής έγκρισης, και ο χρόνος μεταξύ έγκρισης και αποστολής στον πελάτη. Όποιος παρακολουθεί αυτά τα τρία ξεχωριστά, βλέπει ακριβώς πού έχει ήδη συμβεί η μετατόπιση και πού το παλιό πρότυπο παραμένει ακέραιο.
Μια δεύτερη μέτρηση είναι το ποσοστό προσφορών όπου το προσχέδιο πηγαίνει στον πελάτη χωρίς αναθεώρηση, έναντι του ποσοστού όπου γίνεται ακόμη εσωτερική διόρθωση. Αυτή η διαφορά δείχνει πόσο από τη διαδικασία λειτουργεί πλέον με βάση την εποπτεία αντί για πλήρως χειρωνακτική εργασία.
Το υποκείμενο ερώτημα ποιο μέρος της διαδικασίας προσφορών σε αυτή τη συγκεκριμένη επιχείρηση μπορεί όντως να αναληφθεί από την ΑΙ, απαντάται ανά εργασία με το εργαλείο σάρωσης εργασιών της FTE TO AI, ανεξάρτητα από το ερώτημα τι αποφασίζετε να κάνετε με αυτό το αποτέλεσμα.
Αυτό που μπορείτε να κάνετε τώρα δεν είναι να αναθεωρήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, αλλά να θέσετε ξεχωριστά μία παραδοχή: το πρότυπο πάνω στο οποίο έχει χτιστεί ο προγραμματισμός και η υπόσχεσή σας προς τον πελάτη. Ένας δωρεάν έλεγχος παραδοχών είναι ένας σύντομος γύρος στον οποίο ονομάζετε τις σημαντικότερες παραδοχές σας και βλέπετε, για κάθε παραδοχή, πότε επιβεβαιώθηκε τελευταία φορά. Για όποιον θέλει να το τοποθετήσει δίπλα σε άλλες παραδοχές που μετατοπίζονται, όπως εκείνη για την τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες ή για τη διαφορά μεταξύ μιας στρατηγικής και ενός σχεδίου, το πλήρες στρατηγικό δοκιμαστικό βρίσκεται υπό κατασκευή.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.