Kennisbank

Предположението, че офертният процес има фиксиран срок на изпълнение"} Извинявам се, допуснах грешка в структурата. Ето правилният отговор: {"titel":"Още ли важи срокът за изготвяне на офертите?","meta":"Предположението за продължителността на офертния процес се основава на човешки труд. Това, което AI поема в него, тихо променя сметката.","kop":"Предположението, че офертният процес има фиксиран срок на изпълнение

Откъде идва предположението

Всяко планиране, в което присъства офертен процес, изчислява със срок на изпълнение, определен някъде: толкова седмици за изготвяне, толкова дни за вътрешно одобрение, толкова обмен с клиента. Тази норма не е паднала от небето. Тя е сумата от човешки стъпки: някой търси сравними предишни оферти, някой преизчислява калкулацията, някой пише текста, някой проверява, някой изпраща. Тази сума е важала години наред, защото всяка стъпка наистина трябваше да се извърши от човек, а този човек трябваше да прави и други неща.

Предположението не беше значи безразсъдно. То беше разумен превод на процес, който наистина отнемаше толкова дълго, колкото отнемаше. Планирането, оценката на капацитета и понякога дори обещанието към клиента за срок на доставка са изградени върху тази продължителност.

Какво се е променило

Това, което се е изместило, не е процесът, а неговото обслужване. Части от офертния процес са точно от вида работа, която може да бъде поета от друг: извличане на структурирана информация, търсене в предишни оферти за сходни ситуации, изготвяне на първоначална калкулация въз основа на фиксирани правила, формулиране на чернова на писмо. Това не е бъдеще, това вече се случва днес при компании, които са се осмелили да третират тези стъпки като отделни задачи, а не като един неделим процес.

Други части остават там, където бяха. Ценово споразумение, което се отклонява от нормата, оценка на това какво движи именно този конкретен клиент в момента, решението дали да се калкулира риск или не: това остава човешка работа, с някой, който одобрява или отхвърля и може да го обясни. Разликата между компаниите, които вече виждат спад в срока на изпълнение, и компаниите, при които той остава непроменен, рядко се крие в сектора. Тя се крие в това дали някой е разчленил офертния процес на задачи, или е продължил да го третира като един блок, в който нищо не може да се промени.

По какво ръководството забелязва, че предположението е изтекло

Първото място, където това става видимо, не е самият срок на изпълнение, а разликата между планираното и реално случващото се. Офертен процес, който на хартия отнема три седмици, но при който черновата е готова за дни и забавянето вече се крие в кръга на одобрение, е сигнал, че нормата все още произхожда от старата фаза.

Втори сигнал е разминаването между отдели или клонове, които са започнали да обработват един и същ процес по различен начин. Ако едно поделение на компанията вече работи с предварително обработена чернова на оферта, а другото не, то общата норма на практика се е превърнала в две норми, без някой да го е фиксирал.

Трети сигнал е, че клиентът очаква нещо различно от онова, което обещава планирането. Когато конкурентите реагират по-бързо, защото вече са ускорили своя предварителен процес, собственият срок на изпълнение се превръща в конкурентен недостатък, който не идва от по-лоши хора, а от по-бавен процес. Това се докосва до същия механизъм като при предположението, че мащабът предлага защита: предимство, което някога се държеше от само себе си, вече не се държи от само себе си.

Какво не е това

Това не е пледоария за съкращаване на функции в офертния процес. Какво прави работодателят с освободеното време или капацитет е решение с собствени законови изисквания, и те не бива да се третират тук като отметка в стратегически документ. Въпросът, който наистина е на място тук, е дали нормата за планиране все още съответства на онова, което реално се случва, независимо от какво се прави с освободените часове.

Това също не е гаранция, че AI прави процеса по-бърз. Дали офертният процес ще стане по-кратък, зависи от това колко от съдържащите се в него задачи могат да бъдат структурирани, колко надзор остава необходим и как компанията свързва тези две неща. Това се различава по организация и по вид оферта, и не може да бъде уловено в един процент.

Какво да се измерва, за да се знае дали предположението все още важи

Предположението за срока на изпълнение остава проверимо, ако се разбие на стъпките, от които е изградено, а не ако остане едно число. Полезни измервания са: времето между запитването и първата чернова, времето между чернова и вътрешно одобрение, и времето между одобрението и изпращането до клиента. Който следи тези три отделно, вижда точно къде вече е настъпило изместването и къде старата норма е все още непокътната.

Второ измерване е делът на офертите, при които черновата отива към клиента без преработка, спрямо дела, при който все още се коригира вътрешно. Тази разлика показва колко от процеса вече се крепи на надзор, а не на изцяло ръчна работа.

Подлежащият въпрос коя част от задачите в офертния процес в тази конкретна компания реално може да бъде поета от AI, се отговаря по задача с работния скенер на FTE TO AI, независимо от въпроса какво решавате да правите с този резултат.

Каквото можете да направите сега, не е да преразгледате целия процес, а да отделите едно предположение: нормата, върху която са изградени вашето планиране и обещанието към клиента. Безплатна проверка на предположенията е кратък кръг, в който посочвате основните си предположения и виждате за всяко предположение кога последно е било потвърдено. За тези, които искат да го поставят редом с други предположения, които се изместват, като онова за телефонния контакт с клиентите или за разликата между стратегия и план, пълната стратегическа проверка е в процес на изграждане.