Kennisbank

Założenie, że proces ofertowy ma ustalony czas trwania

Skąd pochodziło to założenie

Każde planowanie zawierające proces ofertowy liczy z czasem realizacji, który został gdzieś ustalony: tyle tygodni na przygotowanie, tyle dni na wewnętrzną akceptację, tyle wymiany z klientem w tę i wewtą. Ta norma nie powstała z niczego. Jest sumą ludzkich kroków: ktoś wyszukuje podobne wcześniejsze oferty, ktoś przelicza kalkulację, ktoś pisze tekst, ktoś sprawdza, ktoś wysyła. Ta suma sprawdzała się przez lata, ponieważ każdy krok faktycznie musiał być wykonany przez osobę, a ta osoba musiała jeszcze robić inne rzeczy.

Założenie nie było więc lekkomyślne. Było rozsądnym przełożeniem procesu, który rzeczywiście trwał tak długo, jak trwał. Planowanie, oszacowanie zdolności produkcyjnych, a czasem nawet obietnica dana klientowi w zakresie terminu dostawy, zostały zbudowane na tym czasie trwania.

Co się zmieniło

To, co się przesunęło, to nie sam proces, lecz jego obsada. Części procesu ofertowego są właśnie tym rodzajem pracy, który można przejąć: pobieranie ustrukturyzowanych informacji, przeszukiwanie wcześniejszych ofert pod kątem podobnych sytuacji, sporządzanie pierwszej kalkulacji na podstawie ustalonych zasad, formułowanie projektu listu. To nie jest muzyka przyszłości, to już dziś dzieje się w firmach, które odważyły się traktować te kroki jako odrębne zadania, a nie jako jeden niepodzielny proces.

Inne części pozostają tam, gdzie były. Ustalenie ceny odbiegające od normy, ocena tego, co obecnie kieruje tym konkretnym klientem, decyzja o tym, czy wliczyć ryzyko czy nie: to pozostaje pracą ludzką, z kimś, kto zatwierdza lub odrzuca i kto może to wyjaśnić. Różnica między firmami, które już widzą spadek czasu realizacji, a firmami, gdzie pozostaje on niezmienny, rzadko leży w sektorze. Leży w tym, czy ktoś podzielił proces ofertowy na zadania, czy nadal traktuje go jako jeden blok, w którym nic nie da się zmienić.

Po czym dyrekcja zauważa, że założenie się przeterminowało

Pierwsze miejsce, w którym to staje się widoczne, to nie sam czas realizacji, ale różnica między tym, co jest zaplanowane, a tym, co faktycznie się dzieje. Proces ofertowy, który na papierze kosztuje trzy tygodnie, ale w którym wersja projektowa jest gotowa w ciągu dni, a opóźnienie odtąd leży w rundzie zatwierdzania, jest sygnałem, że norma wciąż pochodzi ze starej fazy.

Drugim sygnałem jest rozbieżność między działami lub lokalizacjami, które ten sam proces zaczęły obsługiwać inaczej. Jeśli jedna część firmy pracuje już z wstępnie przygotowaną wersją projektową oferty, a druga nie, to wspólna norma faktycznie stała się dwiema normami, bez tego, żeby ktoś to formalnie ustalił.

Trzecim sygnałem jest to, że klient oczekuje czegoś innego niż to, co obiecuje planowanie. Kiedy konkurenci reagują szybciej, ponieważ już przyspieszyli swój proces przygotowawczy, własny czas realizacji staje się wadą konkurencyjną, która nie wynika ze słabszych ludzi, lecz z wolniejszego procesu. To dotyka tego samego mechanizmu, co przy założeniu, że wielkość skali zapewnia ochronę: przewaga, która kiedyś utrzymywała się sama, nie robi tego już automatycznie.

Czym to nie jest

To nie jest apel o likwidację funkcji w procesie ofertowym. To, co pracodawca robi z uwolnionym czasem lub zdolnościami, jest decyzją z własnymi wymogami prawnymi, i nie powinny one być tutaj traktowane jako odhaczony punkt na dokumencie strategicznym. To, co tutaj rzeczywiście się mieści, to pytanie, czy norma planowania jeszcze odpowiada temu, co faktycznie się dzieje, niezależnie od tego, co dzieje się z uwolnionymi godzinami.

To też nie jest gwarancja, że AI sprawi, że proces będzie szybszy. Czy proces ofertowy staje się krótszy, zależy od tego, ile zadań w nim można ustrukturyzować, ile nadzoru pozostaje potrzebne, i jak firma łączy te dwa elementy. To różni się w zależności od organizacji i rodzaju oferty, i nie da się ujmować w jednym procencie.

Co mierzyć, aby wiedzieć, czy założenie wciąż się broni

Założenie o czasie realizacji pozostaje sprawdzalne, jeśli zostanie rozłożone na kroki, z których się składa, a nie jeśli pozostaje jedną liczbą. Użyteczne pomiary to: czas między zapytaniem a pierwszą wersją projektową, czas między wersją projektową a wewnętrzną akceptacją, oraz czas między akceptacją a wysyłką do klienta. Kto śledzi te trzy elementy niezależnie od siebie, widzi precyzyjnie, gdzie przesunięcie już zaszło, a gdzie stara norma jest wciąż nienaruszona.

Drugim pomiarem jest udział ofert, w których wersja projektowa idzie do klienta bez poprawek, w porównaniu z udziałem, w którym wewnętrznie jeszcze się coś koryguje. Ta różnica pokazuje, jaka część procesu obecnie opiera się na nadzorze, a nie na całkowicie ręcznej pracy.

Na pytanie podstawowe, jaka część zadań procesu ofertowego w tej konkretnej firmie da się rzeczywiście przejąć przez AI, odpowiada się dla każdego zadania za pomocą skanu pracy FTE TO AI, niezależnie od tego, co zdecydują Państwo zrobić z tym wynikiem.

To, co można zrobić teraz, to nie zrewidowanie całego procesu, lecz wyodrębnienie jednego założenia: normy, na której zbudowano Państwa planowanie i obietnicę wobec klienta. Bezpłatny test założeń to krótka runda, w której nazywają Państwo swoje najważniejsze założenia i widzą dla każdego z nich, kiedy zostało ostatnio potwierdzone. Dla tych, którzy chcą umieścić to obok innych założeń, które się przesuwają, takich jak to dotyczące telefonicznego kontaktu z klientem lub różnicy między strategią a planem, pełna próba strategiczna jest w budowie.