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L'assunzione che un processo di preventivazione abbia una durata fissa

Da dove veniva l'assunzione

Ogni pianificazione che include un processo di preventivazione calcola con una durata stabilita in qualche momento: tante settimane per la stesura, tanti giorni per l'approvazione interna, tanto avanti e indietro con il cliente. Questa norma non è nata dal nulla. È la somma di passaggi umani: qualcuno cerca preventivi simili precedenti, qualcuno ricalcola il preventivo, qualcuno scrive il testo, qualcuno controlla, qualcuno invia. Questa somma ha funzionato per anni, perché ogni passaggio doveva effettivamente essere svolto da una persona, e quella persona doveva anche fare altre cose.

L'assunzione quindi non era avventata. Era una traduzione ragionevole di un processo che effettivamente durava quanto durava. Pianificazione, stima della capacità e a volte persino la promessa al cliente sui tempi di consegna sono state costruite su quella durata.

Cosa è cambiato

Ciò che è cambiato non è il processo ma la sua composizione. Parti di un processo di preventivazione sono esattamente il tipo di lavoro che si lascia rilevare: recuperare informazioni strutturate, ricercare preventivi precedenti per situazioni simili, elaborare un primo calcolo sulla base di regole fisse, formulare una bozza di lettera. Questo non è musica del futuro, avviene già oggi presso aziende che hanno osato trattare questi passaggi come compiti separati invece che come un unico processo indivisibile.

Altre parti restano dove erano. Un accordo sul prezzo che si allontana dalla norma, una valutazione di ciò che muove questo specifico cliente in questo momento, la decisione di calcolare o meno un rischio: questo resta lavoro umano, con qualcuno che approva o respinge e che può spiegarlo. La differenza tra le aziende che vedono già diminuire il proprio tempo di consegna e le aziende dove resta invariato, raramente risiede nel settore. Risiede nel fatto che qualcuno abbia scomposto il processo di preventivazione in compiti, oppure lo abbia continuato a trattare come un unico blocco a cui nulla poteva essere cambiato.

Da cosa una direzione si accorge che l'assunzione è scaduta

Il primo posto in cui diventa visibile non è il tempo di consegna in sé ma la differenza tra ciò che è pianificato e ciò che effettivamente accade. Un processo di preventivazione che sulla carta richiede tre settimane, ma dove la versione preliminare è pronta in pochi giorni e il ritardo si sposta ormai sul giro di approvazione, è un segnale che la norma risale ancora alla fase precedente.

Un secondo segnale è la crescita disomogenea tra reparti o filiali che hanno iniziato a elaborare lo stesso processo in modo diverso. Se un ramo dell'azienda lavora già con una bozza di preventivo pre-elaborata e l'altro no, la norma condivisa è diventata di fatto due norme senza che nessuno l'abbia formalizzato.

Un terzo segnale è che il cliente si aspetta qualcosa di diverso da quanto promette la pianificazione. Quando i concorrenti reagiscono più velocemente perché hanno già accelerato la fase preliminare, il proprio tempo di consegna diventa uno svantaggio competitivo che non nasce da persone peggiori, ma da un processo più lento. Questo tocca lo stesso meccanismo dell'assunzione che la scala protegga: un vantaggio che una volta si manteneva da solo, non lo fa più automaticamente.

Cosa non è questo

Questo non è un appello a eliminare funzioni nel processo di preventivazione. Ciò che un datore di lavoro fa con il tempo o la capacità liberati è una decisione con propri requisiti legali, e questi non dovrebbero essere trattati qui come una casella da spuntare su un documento strategico. Ciò che invece rientra qui è la domanda se la norma di pianificazione corrisponda ancora a ciò che effettivamente accade, indipendentemente da ciò che si fa con le ore liberate.

Non è nemmeno una garanzia che l'AI renda il processo più rapido. Se un processo di preventivazione diventi più breve dipende da quanti dei compiti al suo interno si lasciano strutturare, quanto controllo resta necessario, e come l'azienda collega questi due elementi. Questo varia per organizzazione e per tipo di preventivo, e non si può riassumere in una sola percentuale.

Cosa misurare per sapere se l'assunzione tiene ancora

Un'assunzione sul tempo di consegna resta verificabile se viene scomposta nei passaggi che la compongono, non se resta un unico numero. Misurazioni utili sono: il tempo tra la richiesta e la prima bozza, il tempo tra la bozza e l'approvazione interna, e il tempo tra l'approvazione e l'invio al cliente. Chi segue questi tre elementi separatamente vede esattamente dove si trova già lo spostamento e dove la vecchia norma resta ancora intatta.

Una seconda misurazione è la quota di preventivi in cui la bozza viene inviata al cliente senza revisione rispetto alla quota in cui viene ancora corretta internamente. Questa differenza mostra quanta parte del processo si basa ormai sul controllo invece che sul lavoro completamente manuale.

La domanda sottostante su quale parte dei compiti del processo di preventivazione in questa specifica azienda sia davvero da affidare all'AI viene risposta per ogni compito con la scansione del lavoro di FTE TO AI, indipendentemente dalla domanda su cosa decida di fare con quel risultato.

Ciò che può fare ora non è rivedere l'intero processo ma isolare un'assunzione: la norma su cui sono costruite la sua pianificazione e la sua promessa al cliente. Un controllo gratuito delle assunzioni è un breve incontro in cui indica le sue assunzioni principali e vede, per ciascuna, quando è stata verificata per l'ultima volta. Per chi vuole affiancarla ad altre assunzioni che si stanno spostando, come quella sul contatto telefonico con i clienti o su la differenza tra una strategia e un piano, la prova di stampa strategica completa è in fase di realizzazione.