Minden tervezés, amelyben szerepel egy árajánlat-folyamat, egy valahol egyszer meghatározott átfutási idővel számol: annyi hét az összeállításra, annyi nap a belső jóváhagyásra, annyi oda-vissza a klienssel. Ez a norma nem a semmiből jött. Emberi lépések összeadásából áll: valaki felkeresi a hasonló korábbi árajánlatokat, valaki átszámolja a kalkulációt, valaki megírja a szöveget, valaki ellenőrzi, valaki elküldi. Ez az összeadás évekig helyesnek bizonyult, mert minden lépést valóban egy embernek kellett elvégeznie, és annak az embernek más dolgai is voltak.
A feltételezés tehát nem volt könnyelmű. Ésszerű fordítása volt egy folyamatnak, amely valóban annyi ideig tartott, amennyi ideig tartott. A tervezés, a kapacitásbecslés és néha még a kliensnek adott szállítási idő ígérete is erre az időtartamra épült.
Az, ami elmozdult, nem a folyamat, hanem annak személyzeti ellátása. Az árajánlat-folyamat egyes részei pontosan az olyan típusú munka, amely átvehető: strukturált információ lekérése, korábbi árajánlatok átkeresése hasonló helyzetek szerint, egy első kalkuláció összeállítása fix szabályok alapján, egy koncepcionális levél megfogalmazása. Ez nem jövőbeli zene, ez ma már megtörténik olyan vállalatoknál, amelyek merték ezeket a lépéseket különálló feladatokként kezelni, nem egy oszthatatlan folyamatként.
Más részek ott maradnak, ahol voltak. Egy normától eltérő árajánlat-megállapodás, egy becslés arról, mi hajtja most éppen ezt a konkrét klienst, a döntés, hogy egy kockázatot beszámítsanak-e vagy ne: ez emberi munka marad, olyan személlyel, aki jóváhagy vagy elutasít, és aki ezt meg tudja magyarázni. A különbség azon vállalatok között, amelyek átfutási idejét már látják csökkenni, és azok között, ahol az változatlan marad, ritkán az ágazatban rejlik. Abban rejlik, hogy valaki felnyitotta-e az árajánlat-folyamatot feladatokra, vagy továbbra is egy blokként kezelte, amelyen semmit sem lehetett változtatni.
Az első hely, ahol ez láthatóvá lesz, nem az átfutási idő maga, hanem a különbség a tervezett és a tényleges között. Egy árajánlat-folyamat, amely papíron három hetet vesz igénybe, de amelynél a koncepcióverzió napok alatt elkészül, és a késés innentől a jóváhagyási körben keletkezik, jelzi, hogy a norma még a régi fázisból származik.
A második jelzés az osztályok vagy telephelyek közötti elcsúszás, amelyek ugyanazt a folyamatot másképp kezdték kezelni. Ha a vállalat egyik ága már előfeldolgozott koncepcionális árajánlattal dolgozik, a másik pedig nem, akkor a közös norma valójában két normává vált anélkül, hogy ezt valaki dokumentálta volna.
A harmadik jelzés az, hogy a kliens mást vár, mint amit a tervezés ígér. Amikor a versenytársak gyorsabban reagálnak, mert ők már felgyorsították az előfolyamatot, akkor a saját átfutási idő versenyhátránnyá válik, amely nem rosszabb munkatársakból ered, hanem lassabb folyamatból. Ez ugyanazt a mechanizmust érinti, mint az a feltételezés, hogy a méret védelmet nyújt: egy előny, amely egykor önmagától fennmaradt, ma már nem tartja fenn magát önmagától.
Ez nem pledoár funkciók törlésére az árajánlat-folyamatban. Amit egy munkaadó a felszabadult idővel vagy kapacitással tesz, olyan döntés, amelynek saját jogi követelményei vannak, és azokat itt nem szabad egy stratégiai dokumentum bejelölendő pontjaként kezelni. Amit itt igen érdemes tárgyalni, az a kérdés, hogy a tervezési norma még megfelel-e annak, amit valóban ténylegesen tapasztalnak, függetlenül attól, mi történik a felszabadult órákkal.
Az sem garancia, hogy az AI a folyamatot gyorsabbá teszi. Hogy egy árajánlat-folyamat rövidebbé válik-e, attól függ, mennyi feladat strukturálható benne, mennyi felügyelet marad szükséges, és hogyan kapcsolja össze a vállalat ezt a kettőt. Ez szervezetenként és árajánlat-típusonként eltér, és nem foglalható egy százalékba.
Egy átfutási időről szóló feltételezés ellenőrizhető marad, ha felosztjuk azokra a lépésekre, amelyekből felépült, nem ha egyetlen szám marad. Használható mérések: az idő a kérés és az első koncepcióverzió között, az idő a koncepcióverzió és a belső jóváhagyás között, valamint az idő a jóváhagyás és a kliensnek küldés között. Aki ezt a hármat egymástól elkülönítve követi, pontosan látja, hol van már elmozdulás, és hol maradt sértetlen a régi norma.
A második mérés az árajánlatok azon aránya, amelynél a koncepcióverzió módosítás nélkül megy a klienshez, szemben azzal az aránnyal, amelynél belsőleg még módosítanak. Ez a különbség megmutatja, mennyi a folyamatból már felügyeleten alapul, nem teljesen kézi munkán.
Az alapul fekvő kérdésre, hogy az árajánlat-feladatok mekkora hányadát tudja ebben a konkrét vállalatban valóban átvenni az AI, feladatonkénti választ ad az FTE TO AI munkaszkennere, függetlenül attól, mit dönt Ön az eredménnyel tenni.
Amit most tehet, nem a teljes folyamat felülvizsgálata, hanem egyetlen feltételezés különválasztása: az a norma, amelyre a tervezését és a kliensnek adott ígéretét építette. Az ingyenes feltételezés-ellenőrzés egy rövid kör, amelyben megnevezi a legfontosabb feltételezéseit, és feltételezésenként látja, mikor erősítették meg utoljára. Aki ezt más, elmozdulásban lévő feltételezések mellé szeretné állítani, mint például a telefonos kliens-kapcsolatfelvételről vagy a stratégia és a terv közötti különbségről szólóét, annak számára a teljes stratégiai próbanyomat épül.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.