Toute planification comportant un processus de devis calcule avec un délai de traitement fixé quelque part : tant de semaines pour l'élaboration, tant de jours pour l'accord interne, tant d'allers-retours avec le client. Cette norme n'est pas tombée du ciel. Elle est la somme d'étapes humaines : quelqu'un recherche des devis comparables antérieurs, quelqu'un refait le calcul, quelqu'un rédige le texte, quelqu'un contrôle, quelqu'un envoie. Cette somme a été juste pendant des années, parce que chaque étape devait effectivement être réalisée par une personne, et que cette personne avait aussi d'autres tâches à accomplir.
L'hypothèse n'était donc pas légère. Elle était une traduction raisonnable d'un processus qui durait effectivement aussi longtemps qu'il durait. La planification, l'estimation de capacité et parfois même la promesse faite au client concernant le délai de livraison ont été construites sur cette durée.
Ce qui a évolué, ce n'est pas le processus mais sa répartition des tâches. Certaines parties d'un processus de devis sont précisément le genre de travail qui peut être repris : rechercher des informations structurées, parcourir les devis antérieurs pour trouver des situations comparables, établir un premier calcul sur la base de règles fixes, formuler une lettre de projet. Ce n'est pas de la musique d'avenir, cela se produit déjà aujourd'hui dans les entreprises qui ont osé traiter ces étapes comme des tâches distinctes plutôt que comme un processus indivisible.
D'autres parties restent où elles étaient. Un accord de prix qui déroge à la norme, une estimation de ce qui motive ce client spécifique en ce moment, la décision de prendre en compte ou non un risque : cela reste du travail humain, avec quelqu'un qui approuve ou rejette et qui peut l'expliquer. La différence entre les entreprises qui voient déjà leur délai de traitement diminuer et celles où il reste inchangé se situe rarement dans le secteur. Elle réside dans le fait d'avoir découpé le processus de devis en tâches, ou de l'avoir continué à traiter comme un seul bloc auquel rien ne pouvait être changé.
Le premier endroit où cela devient visible n'est pas le délai de traitement lui-même mais l'écart entre ce qui est planifié et ce qui se passe effectivement. Un processus de devis qui coûte trois semaines sur papier, mais où la version provisoire est prête en quelques jours et où le retard se situe désormais dans le tour d'approbation, est un signal que la norme date encore de l'ancienne phase.
Un deuxième signal est le décalage entre départements ou établissements qui ont commencé à traiter le même processus différemment. Si une branche de l'entreprise travaille déjà avec un devis provisoire prétraité et l'autre non, alors la norme commune est en fait devenue deux normes sans que personne ne l'ait établi.
Un troisième signal est que le client attend autre chose que ce que promet la planification. Lorsque des concurrents réagissent plus vite parce qu'ils ont déjà accéléré la phase préparatoire, le propre délai de traitement devient un désavantage concurrentiel qui ne provient pas de personnes moins compétentes, mais d'un processus plus lent. Cela touche au même mécanisme que l'hypothèse selon laquelle la taille nous protège : un avantage qui tenait autrefois de lui-même ne tient plus de lui-même.
Ceci n'est pas un plaidoyer pour supprimer des fonctions dans le processus de devis. Ce qu'un employeur fait du temps ou de la capacité libérée est une décision soumise à ses propres exigences légales, et celles-ci ne doivent pas être traitées ici comme une simple case à cocher sur un document stratégique. Ce qui a sa place ici, en revanche, c'est la question de savoir si la norme de planification correspond encore à ce qui se passe effectivement, indépendamment de ce qui est fait des heures libérées.
Ce n'est non plus une garantie que l'IA rende le processus plus rapide. Le fait qu'un processus de devis devienne plus court dépend du nombre de tâches qui peuvent être structurées, du niveau de surveillance encore nécessaire, et de la manière dont l'entreprise relie ces deux éléments. Cela varie selon l'organisation et le type de devis, et ne se résume pas à un seul pourcentage.
Une hypothèse sur le délai de traitement reste vérifiable si elle est décomposée en les étapes qui la composent, et non si elle reste un seul chiffre. Des mesures utiles sont : le temps entre la demande et la première version provisoire, le temps entre la version provisoire et l'accord interne, et le temps entre l'accord et l'envoi au client. Qui suit ces trois éléments séparément voit précisément où le changement a déjà eu lieu et où l'ancienne norme est encore intacte.
Une deuxième mesure est la part des devis pour laquelle la version provisoire part vers le client sans révision, par rapport à la part pour laquelle un ajustement interne est encore nécessaire. Cette différence montre quelle part du processus repose désormais sur la surveillance plutôt que sur un travail entièrement manuel.
La question sous-jacente de savoir quelle part des tâches du processus de devis peut réellement être reprise par l'IA dans cette entreprise spécifique est répondue tâche par tâche par le scan de travail de FTE TO AI, indépendamment de ce que vous décidez de faire de ce résultat.
Ce que vous pouvez faire maintenant n'est pas de revoir l'ensemble du processus mais de mettre à part une seule hypothèse : la norme sur laquelle sont construites votre planification et votre promesse client. Un contrôle d'hypothèse gratuit est une courte session au cours de laquelle vous identifiez vos principales hypothèses et voyez, pour chacune, quand elle a été confirmée pour la dernière fois. Pour qui souhaite la placer à côté d'autres hypothèses en train d'évoluer, comme celle sur le contact téléphonique avec les clients ou sur la différence entre une stratégie et un plan, l'épreuve stratégique complète est en préparation.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.