Kiekvienas planas, kuriame numatytas pasiūlymo procesas, remiasi trukme, kuri kažkada buvo nustatyta: tiek savaičių parengimui, tiek dienų vidiniam patvirtinimui, tiek laiko susirašinėjimui su klientu su klientu. Ši norma neatsirado iš niekur. Ji yra žmogiškų žingsnių suma: kažkas suranda panašius ankstesnius pasiūlymus, kažkas peržiūri skaičiavimą, kažkas parašo tekstą, kažkas patikrina, kažkas išsiunčia. Ši suma metų metais buvo tiksli, nes kiekvieną žingsnį iš tikrųjų turėjo atlikti žmogus, o tas žmogus dar turėjo daryti ir kitus dalykus.
Taigi ši prielaida nebuvo neapgalvota. Tai buvo pagrįstas vertimas proceso, kuris iš tiesų truko tiek, kiek truko. Planavimas, pajėgumų vertinimas ir kartais net pažadas klientui dėl pristatymo termino buvo pagrįsti šia trukme.
Pasikeitė ne pats procesas, o jo vykdytojai. Dalis pasiūlymo proceso yra būtent tokio pobūdžio darbas, kurį galima perleisti: struktūrizuotos informacijos surinkimas, ankstesnių pasiūlymų peržiūra panašiose situacijose, pirminio skaičiavimo parengimas pagal fiksuotas taisykles, juodraštinio laiško suformulavimas. Tai nėra ateities muzika – tai jau vyksta šiandien įmonėse, kurios išdrįso šiuos žingsnius traktuoti kaip atskiras užduotis, o ne kaip vieną nedalomą procesą.
Kitos dalys liko ten, kur buvo. Nuo normos nukrypstantis kainos susitarimas, vertinimas, kas šiuo metu skatina konkretų klientą, sprendimas, ar įtraukti riziką į skaičiavimą, ar ne – tai lieka žmogiškuoju darbu, kurį atlieka žmogus, patvirtinantis ar atmetantis sprendimą ir galintis jį paaiškinti. Skirtumas tarp įmonių, kuriose trukmė jau mažėja, ir įmonių, kuriose ji lieka nepakitusi, retai priklauso nuo sektoriaus. Jis priklauso nuo to, ar kažkas išskaidė pasiūlymo procesą į užduotis, ar jis liko traktuojamas kaip vienas blokas, kurio negalima keisti.
Pirmoji vieta, kur tai tampa matoma, yra ne pati trukmė, o skirtumas tarp to, kas suplanuota, ir to, kas iš tikrųjų vyksta. Pasiūlymo procesas, kuris popieriuje kainuoja tris savaites, tačiau kurio juodraštinė versija parengiama per kelias dienas, o vėlavimas dabar atsiranda patvirtinimo etape, yra signalas, kad norma vis dar kilusi iš senojo etapo.
Antrasis signalas – skirtingas augimas tarp skyrių ar padalinių, kurie tą patį procesą pradėjo tvarkyti skirtingai. Jei viena įmonės šaka jau naudoja iš anksto parengtą juodraštinį pasiūlymą, o kita – ne, tada bendra norma iš tikrųjų tapo dviem normomis, nors niekas to formaliai nefiksavo.
Trečiasis signalas – klientas tikisi kažko kito nei žada planas. Kai konkurentai reaguoja greičiau, nes jau paspartino parengiamąjį etapą, savo pačių proceso trukmė tampa konkurenciniu trūkumu, kuris kyla ne iš prastesnių žmonių, o iš lėtesnio proceso. Tai susiję su tuo pačiu mechanizmu kaip prielaida, kad dydis suteikia apsaugą: pranašumas, kuris kadaise išsilaikydavo savaime, dabar nebeišsilaiko be pastangų.
Tai nėra raginimas panaikinti pareigybes pasiūlymų procese. Tai, ką darbdavys daro su atsilaisvinusiu laiku ar pajėgumais, yra sprendimas, turintis savo teisinius reikalavimus, ir jis čia neturėtų būti traktuojamas kaip varnelė strategijos dokumente. Kas čia tikrai priklauso, tai klausimas, ar planavimo norma vis dar atitinka tai, kas iš tikrųjų vyksta, nepriklausomai nuo to, kas daroma su atsilaisvinusiomis valandomis.
Tai taip pat nėra garantija, kad DI padarys procesą greitesnį. Ar pasiūlymo procesas taps trumpesnis, priklauso nuo to, kiek jo užduočių galima struktūrizuoti, kiek priežiūros vis dar reikia, ir kaip įmonė šiuos du dalykus sujungia. Tai skiriasi pagal organizaciją ir pasiūlymo tipą, ir to neįmanoma sutalpinti į vieną skaičių.
Prielaida apie trukmę lieka patikrinama, jei ji suskaidoma į žingsnius, iš kurių ji sudaryta, o ne lieka vienu skaičiumi. Naudingi matavimai: laikas nuo užklausos iki pirmos juodraštinės versijos, laikas nuo juodraštinės versijos iki vidinio patvirtinimo, ir laikas nuo patvirtinimo iki išsiuntimo klientui. Kas šiuos tris seka atskirai, tiksliai mato, kur pokytis jau įvyko ir kur sena norma dar nepakitusi.
Antrasis matavimas – pasiūlymų dalis, kai juodraštinė versija be pataisymų siunčiama klientui, palyginti su dalimi, kai vidinis koregavimas dar vyksta. Šis skirtumas rodo, kiek proceso jau remiasi priežiūra, o ne visiškai rankiniu darbu.
Pagrindinis klausimas, kurią dalį pasiūlymų proceso užduočių šioje konkrečioje įmonėje iš tikrųjų gali perimti DI, kiekvienai užduočiai atsakomas su FTE TO AI darbo skenavimu, nepriklausomai nuo to, ką nusprendžiate daryti su šiuo rezultatu.
Ką galite padaryti dabar – tai ne peržiūrėti visą procesą, o atskirti vieną prielaidą: normą, kuria grindžiamas jūsų planavimas ir pažadas klientui. Nemokamas prielaidų patikrinimas – tai trumpas etapas, kurio metu įvardijate savo svarbiausias prielaidas ir kiekvienai iš jų matote, kada ji paskutinį kartą buvo patvirtinta. Tiems, kas norėtų tai palyginti su kitomis kintančiomis prielaidomis, pavyzdžiui, apie telefoninį kontaktą su klientais arba apie skirtumą tarp strategijos ir plano, rengiama išsami strateginė patikra.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.