Orice planificare care include un traiect de ofertare calculează cu un timp de procesare stabilit undeva: atâtea săptămâni pentru întocmire, atâtea zile pentru aprobarea internă, atâtea runde de comunicare cu clientul. Această normă nu a apărut din senin. Este suma unor pași umani: cineva caută oferte anterioare comparabile, cineva verifică calculul, cineva scrie textul, cineva controlează, cineva trimite. Această sumă a fost corectă ani de zile, pentru că fiecare pas trebuia efectiv realizat de o persoană, iar acea persoană mai avea și alte lucruri de făcut.
Presupunerea nu a fost deci ușuratică. A fost o traducere rezonabilă a unui proces care într-adevăr dura cât dura. Planificarea, estimarea capacității și uneori chiar și promisiunea făcută clientului privind termenul de livrare au fost construite pe această durată.
Ceea ce s-a schimbat nu este procesul, ci modul în care acesta este realizat. Părți dintr-un traiect de ofertare sunt exact genul de muncă ce se pretează la a fi preluată: culegerea de informații structurate, căutarea în oferte anterioare a unor situații comparabile, întocmirea unui calcul inițial pe baza unor reguli fixe, formularea unei scrisori-concept. Acesta nu este viitorul, se întâmplă deja astăzi la companiile care au îndrăznit să trateze acești pași ca sarcini separate, nu ca un proces indivizibil.
Alte părți rămân unde erau. O înțelegere de preț care se abate de la normă, o estimare a ceea ce anume îl motivează acum pe acest client specific, decizia de a include sau nu un risc în calcul: acestea rămân muncă umană, cu cineva care aprobă sau respinge și poate explica de ce. Diferența dintre companiile care își văd deja timpul de procesare scăzând și companiile unde acesta rămâne neschimbat rareori ține de sector. Ține de faptul dacă cineva a descompus traiectul de ofertare în sarcini, sau a continuat să îl trateze ca un bloc unitar la care nimic nu putea fi schimbat.
Primul loc unde acest lucru devine vizibil nu este timpul de procesare în sine, ci diferența dintre ce este planificat și ce se întâmplă efectiv. Un traiect de ofertare care pe hârtie costă trei săptămâni, dar unde versiunea-concept este gata în câteva zile și întârzierea se mută acum în runda de aprobare, este un semnal că norma încă provine din faza veche.
Un al doilea semnal este apariția unor discrepanțe între departamente sau sedii care au ajuns să trateze diferit același traiect. Dacă o ramură a companiei lucrează deja cu o ofertă-concept pre-procesată, iar cealaltă nu, atunci norma comună a devenit de fapt două norme, fără ca cineva să fi consemnat acest lucru.
Un al treilea semnal este că clientul se așteaptă la altceva decât promite planificarea. Când concurenții reacționează mai rapid pentru că au accelerat deja etapa pregătitoare, propriul timp de procesare devine un dezavantaj competitiv care nu provine din oameni mai slabi, ci dintr-un proces mai lent. Acest lucru se leagă de același mecanism ca la presupunerea că mărimea oferă protecție: un avantaj care cândva se menținea de la sine nu se mai menține automat.
Aceasta nu este o pledoarie pentru desființarea unor funcții din procesul de ofertare. Ceea ce face un angajator cu timpul sau capacitatea eliberată este o decizie cu propriile cerințe legale, iar acestea nu ar trebui tratate aici ca o simplă bifă pe un document de strategie. Ceea ce își are locul aici este întrebarea dacă norma de planificare mai corespunde cu ceea ce se întâmplă efectiv, indiferent de ce se face cu orele eliberate.
De asemenea, nu este o garanție că AI face traiectul mai rapid. Dacă un traiect de ofertare devine mai scurt depinde de cât de multe dintre sarcinile din el se pot structura, cât de multă supraveghere rămâne necesară și cum leagă compania aceste două elemente. Acest lucru diferă de la o organizație la alta și de la un tip de ofertă la altul, și nu se poate exprima printr-un singur procent.
O presupunere privind timpul de procesare rămâne verificabilă atunci când este descompusă în pașii din care este alcătuită, nu atunci când rămâne o singură cifră. Măsurători utile sunt: timpul dintre cerere și prima versiune-concept, timpul dintre versiunea-concept și aprobarea internă, și timpul dintre aprobare și trimiterea către client. Cine urmărește aceste trei elemente separat vede exact unde s-a produs deja schimbarea și unde norma veche este încă intactă.
O a doua măsurătoare este proporția ofertelor la care versiunea-concept ajunge la client fără revizuire, față de proporția la care se mai fac ajustări interne. Această diferență arată cât din traiect se bazează acum pe supraveghere, în loc de muncă complet manuală.
Întrebarea de fond, ce parte din sarcinile din traiectul de ofertare poate fi într-adevăr preluată de AI în această companie specifică, primește răspuns pe fiecare sarcină în parte prin intermediul scanării de muncă a FTE TO AI, independent de decizia pe care o luați cu privire la acest rezultat.
Ce puteți face acum nu este să revizuiți întregul traiect, ci să izolați o singură presupunere: norma pe care sunt construite planificarea și promisiunea făcută clientului dumneavoastră. O verificare gratuită a presupunerilor este o rundă scurtă în care denumiți presupunerile dumneavoastră principale și vedeți, pentru fiecare, când a fost confirmată ultima dată. Pentru cei care doresc să plaseze acest lucru alături de alte presupuneri care sunt în curs de schimbare, precum cea despre contactul telefonic cu clienții sau despre diferența dintre o strategie și un plan, proba tipografică strategică completă este în lucru.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.