Kennisbank

Skiftet i restaurangbranschen nu när AI tar över arbete

Var timmarna i restaurangbranschen ligger

Ett restaurangföretag drivs av en blandning av arbete som är svårt att sammanfatta i ett enda typ av funktion. Det finns arbete med gästen: ta emot beställningar, ge råd, servera, lösa klagomål. Det finns arbete bakom kulisserna: inköp, göra scheman, lagerhantering, menyplanering, administration kring personal och kassa. Och det finns arbete som ligger någonstans mittemellan: hantera bokningar, besvara recensioner, anpassa priser till säsong och efterfrågan. Dessa tre typer av arbete reagerar inte likadant på automatisering, och just den skillnaden är där det strategiska trycket kommer från.

Omständigheterna som styr utfallet är inte likadana överallt. En kedja med fasta koncept och standardiserade processer kan fördela uppgifter annorlunda än en enskild verksamhet där ägaren själv står bakom baren och sköter administrationen på kvällen. Graden av säsongspåverkan, arbetsmarknadens stramhet i en region, och frågan om gäster accepterar eller just avvisar ett automatiserat kontaktmoment, avgör tillsammans hur snabbt ett skifte äger rum.

Vad AI redan tar över idag

Administrativt arbete kring scheman, inköpsprognoser baserade på väder och kalender, och att utforma standardkommunikation till gäster är uppgifter som lätt kan tas över. Att besvara recensioner, bekräfta bokningar och hantera vanliga frågor flyttas delvis till system som själva tar fram en första version, varefter en medarbetare godkänner eller justerar den. Servering vid bordet, att bedöma stämningen i en lokal, och beslut som bygger på smak och gästvänlighet förblir människors arbete, inte av sentimentala skäl, utan därför att uppgiften i sig bygger på något som inte kan fångas i regler.

Den andra kategorin, arbete med mänsklig tillsyn, är inom restaurangbranschen större än inom sektorer där uppgifter lättare kan isoleras. Ett system som föreslår ett arbetsschema baserat på förväntad belastning fungerar bara bra om någon med kunskap om teamet och platsen granskar schemat och justerar det om nödvändigt. Denna tillsyn är inte ett mellansteg på väg mot fullständig övertagning; för mycket av detta arbete är det den form i vilken det tills vidare kommer att fortsätta existera.

Varför ett företag ligger längre fram än ett annat

Skillnaden mellan företag som redan tillämpar detta och företag där ingenting har förändrats, ligger sällan i ambition. Den ligger i frågan om arbetet redan är organiserat så att en uppgift kan lyftas ur från resten. Ett kökslag som får beställningar via ett separat system kan lättare koppla in ett prediktivt inköpssystem än ett lag där allt går via muntlig avstämning. En verksamhet som redan hanterar sina bokningar digitalt kan lättare foga in ett automatiserat första svar på frågor än en verksamhet där telefonen fortfarande är den enda kanalen.

Därutöver spelar det roll vem som en gång fastställde antagandet om personalbemanning och om den personen fortfarande vet vad det grundades på. En strategi som utgår från en fast personalbemanning per dagdel, upprättad innan prediktiv planering fanns tillgänglig, håller fortfarande på papper. Men antagandet bakom den — att scheman endast kan upprättas av människor — har under tiden undergrävts utan att någon uttryckligen har konstaterat det. Det är mönstret som upprepas inom restaurangbranschen: det är inte strategin i sig som förändras, utan grunden den vilade på.

Antagandet som ingen har dragit tillbaka

Strategier inom restaurangbranschen innehåller ofta antaganden om var kostnaderna och sårbarheterna finns: personalkostnader som den största variabeln, ägaren eller chefen som den enda med överblick, gästkontakt som något som måste förbli helt personligt för att fungera. Vart och ett av dessa antaganden kan ha varit giltigt vid det tillfälle strategin upprättades och ändå inte längre stämma nu när delar av arbetet har förskjutits. Problemet är inte att antagandet var fel, utan att ingen har markerat det ögonblick då det började vackla.

Denna dynamik är inte unik för restaurangbranschen. Liknande förskjutningar sker inom jordbrukssektorn, där säsongsarbete och automatisering möts, inom it-sektorn, där AI delvis tar över utvecklingsarbete, och inom fritidsbranschen, som drivs av liknande topp- och lågsäsongsmönster som restaurangbranschen. Den som undrar hur ofta en strategi egentligen bör granskas hittar en utgångspunkt i en genomgång av hur ofta strategin bör omprövas; den som märker att marknaden rör sig snabbare än den egna planen hänger med kan läsa vidare i en diskussion om vad man gör när marknaden förändras snabbare än planen.

Frågan om en specifik uppgift i ett specifikt restaurangföretag är lämplig för övertagning behandlas inte i denna text: det beror på hur arbetet är organiserat, vilka system som redan finns och vilka gäster som betjänas. Vad som däremot är tydligt är att den frågan går att besvara per uppgift, och FTE TO AI:s arbetsskanning gör just det genom att per uppgift visa om AI kan ta över, om tillsyn fortfarande behövs, eller om det förblir människors arbete.

Där detta berör beslut om personal gäller att egna lagkrav är tillämpliga för sådana beslut; denna text utgör inte underlag för sådana beslut.

Vad ni kan göra nu

En strategi som fortfarande stämmer på papper är inte automatiskt en strategi som fortfarande stämmer i praktiken. Skillnaden ligger i de antaganden som ligger till grund för planen och i frågan om när dessa senast kontrollerades. Den kostnadsfria antagandekontrollen är en kort genomgång där ni namnger era viktigaste antaganden och för varje antagande ser när det senast bekräftades. Den fullständiga tryckprovningen, med sektordata, en självplottning av ledningsgruppen och en löpande antagandelista, är under uppbyggnad.