De jaarplanning is het moment waarop vorig jaar wordt omgezet in cijfers voor volgend jaar. Bezetting, kosten per fte, doorlooptijden: allemaal gebaseerd op hoe het werk vorig jaar liep. Daar sluipt een probleem in dat bij andere planmomenten minder speelt. Een reorganisatie of een investeringsbesluit dwingt u om expliciet naar aannames te kijken, omdat de vraag zelf daar om vraagt. De jaarplanning dwingt dat niet af. U kunt de cijfers van vorig jaar doortrekken zonder ooit de vraag te stellen of de aanname erachter nog klopt.
En precies dat is waar AI de jaarplanning anders maakt dan vroeger. AI die werk overneemt is geen los project met een eigen besluitmoment. Het gebeurt in de marge: een team dat een taak versnelt, een proces waar toezicht is toegevoegd, een functie waarvan een deel al niet meer door mensen wordt gedaan voordat iemand dat expliciet heeft vastgelegd. De jaarplanning telt uren en kosten, maar toetst zelden of de onderliggende aanname over wie het werk doet nog hetzelfde is als vorig jaar.
De vraag "hoe toetst u uw AI-aannames bij de jaarplanning" komt niet uit nieuwsgierigheid. Hij komt boven omdat de jaarplanning het enige moment in het jaar is waarop iedere afdeling verplicht is om capaciteit en werk opnieuw tegen elkaar te zetten. Dat is een uitzonderlijke gelegenheid. Op geen ander moment wordt zo breed en zo gelijktijdig gevraagd: hoeveel werk is er, en wie of wat doet het.
De verschuiving zit in het antwoord op dat tweede deel. Drie jaar geleden was het antwoord vrijwel overal "mensen, met wat software erbij". Nu loopt het antwoord voor delen van het werk uiteen in drie categorieën: werk dat AI zelfstandig aankan, werk waar AI een voorstel doet en een mens goedkeurt of afkeurt met reden, en werk dat mensenwerk blijft. Die verdeling verschilt per bedrijf, per afdeling en soms per taak binnen een afdeling. Een klantenservice die vorig jaar volledig door mensen werd bemand, kan dit jaar voor een deel van de vragen in de eerste categorie zitten. Een juridische afdeling kan grotendeels in de derde categorie blijven, simpelweg omdat de aard van het werk daar minder ruimte voor geeft.
Het verschil tussen bedrijven die dit al toetsen en bedrijven die dit nog niet doen, zit zelden in de technologie. Het zit in of iemand de vraag heeft gesteld. Bedrijven waar de jaarplanning een vaste vraag bevat — welke aannames onder deze cijfers liggen, en wanneer is elke aanname voor het laatst bevestigd — zien de verschuiving eerder, gewoon omdat ze ernaar kijken. Bedrijven waar de jaarplanning een optelsom is van vorig jaar plus een groeipercentage, zien de verschuiving pas als de cijfers niet meer kloppen. Dan is het al een tegenvallend kwartaal, en is de vraag urgenter dan wanneer ze bij de planning zelf was gesteld.
Er is ook een schaalverschil. Grotere organisaties met meerdere afdelingen zien het patroon eerder, omdat de een op de ander lijkt en verschillen opvallen. Kleinere organisaties met minder vergelijkingsmateriaal moeten actiever naar buiten kijken — naar sectordata, naar wat vergelijkbare bedrijven doen — om te zien of hun aanname nog gangbaar is of al is ingehaald.
Bij de jaarplanning kunt u vaststellen welke aannames überhaupt onder uw cijfers liggen. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk staat het nergens genoteerd wie welke aanname wanneer heeft ingebracht. Het benoemen alleen al is een stap.
U kunt ook vaststellen wanneer elke aanname voor het laatst is getoetst. Niet of hij toen klopte, maar of hij sindsdien is herbekeken. Een aanname die drie jaar niet is aangeraakt, is geen bewijs dat hij fout is, maar wel een signaal dat niemand hem recent heeft gecontroleerd.
Wat u bij de jaarplanning niet kunt vaststellen, is de definitieve verdeling tussen wat AI overneemt, wat onder toezicht gebeurt en wat mensenwerk blijft. Die verdeling verandert nog, per taak en per periode, en een vaststelling van vandaag is geen garantie voor volgend kwartaal. Ook is de jaarplanning niet de plek om personeelsbeslissingen op te baseren; voor besluiten over arbeidsplaatsen gelden eigen wettelijke vereisten, los van wat een aannametoets oplevert.
De onderliggende vraag — welk werk in dit bedrijf werkelijk door AI over te nemen is — wordt met de werkscan van FTE TO AI per taak beantwoord, los van de vraag wanneer u dat binnen de jaarplanning agendeert.
De jaarplanning staat niet los van andere momenten waarop aannames onder druk komen. Wie wil weten hoe dezelfde vraag zich aandient na een teleurstellend kwartaal, leest hoe u AI-aannames toetst na een tegenvallend kwartaal. Wie een investeringsbesluit voorbereidt waarin AI-capaciteit een rol speelt, vindt de aanpak daarvoor in hoe u AI-aannames toetst voor een investeringsbesluit. En voor wie na de jaarplanning wil vastleggen waarom een keuze destijds logisch was, is er hoe u vastlegt waarom u een strategische keuze maakte.
U kunt bij deze jaarplanning een lijst maken van de aannames die aan uw cijfers ten grondslag liggen, en per aanname noteren wanneer hij voor het laatst is bevestigd. Dat is geen grote exercitie; het is een half uur per afdeling, mits iemand de vraag stelt.
Wie dat liever met een buitenblik doet, kan de gratis aannamecheck gebruiken: een korte ronde waarin u uw belangrijkste aannames benoemt en per aanname ziet wanneer hij voor het laatst is bevestigd. De volledige drukproef, met sectordata en een zelfplot van het directieteam naast elkaar, is in aanbouw.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.