Årsplaneringen är det ögonblick där föregående år omsätts i siffror för nästa år. Bemanning, kostnad per fte, genomloppstider: allt baserat på hur arbetet gick föregående år. Där smyger sig ett problem in som spelar mindre roll vid andra planeringsmoment. En omorganisation eller ett investeringsbeslut tvingar er att uttryckligen granska antaganden, eftersom själva frågan kräver det. Årsplaneringen framtvingar det inte. Ni kan förlänga föregående års siffror utan att någonsin ställa frågan om antagandet bakom dem fortfarande stämmer.
Och just det är vad som gör årsplaneringen annorlunda nu än förr, på grund av AI. AI som övertar arbete är inget separat projekt med ett eget beslutsmoment. Det sker i marginalen: ett team som snabbar upp en uppgift, en process där tillsyn har lagts till, en funktion där en del redan inte längre utförs av människor innan någon uttryckligen har dokumenterat det. Årsplaneringen räknar timmar och kostnader, men prövar sällan om det underliggande antagandet om vem som utför arbetet fortfarande är detsamma som föregående år.
Frågan "hur prövar ni era AI-antaganden vid årsplaneringen" uppstår inte av nyfikenhet. Den blir aktuell eftersom årsplaneringen är det enda tillfället under året då varje avdelning är skyldig att på nytt ställa kapacitet och arbete mot varandra. Det är ett unikt tillfälle. Vid inget annat ögonblick ställs frågan lika brett och lika samtidigt: hur mycket arbete finns det, och vem eller vad utför det.
Förskjutningen ligger i svaret på den andra delen. För tre år sedan var svaret nästan överallt "människor, med lite mjukvara på köpet". Nu delar svaret för delar av arbetet upp sig i tre kategorier: arbete som AI klarar självständigt, arbete där AI lägger fram ett förslag och en människa godkänner eller avvisar det med motivering, samt arbete som förblir mänskligt arbete. Den fördelningen skiljer sig mellan företag, mellan avdelningar och ibland mellan uppgifter inom en avdelning. En kundtjänst som föregående år bemannades helt av människor kan i år för en del av frågorna hamna i den första kategorin. En juridisk avdelning kan till stor del förbli i den tredje kategorin, helt enkelt för att arbetets karaktär där ger mindre utrymme för det.
Skillnaden mellan företag som redan prövar detta och företag som ännu inte gör det ligger sällan i tekniken. Den ligger i huruvida någon har ställt frågan. Företag där årsplaneringen innehåller en fast fråga — vilka antaganden ligger bakom dessa siffror, och när bekräftades varje antagande senast — ser förskjutningen tidigare, helt enkelt för att de tittar efter den. Företag där årsplaneringen är en summering av föregående år plus en tillväxtprocent ser förskjutningen först när siffrorna inte längre stämmer. Då är det redan ett svagt kvartal, och frågan är mer angelägen än om den hade ställts redan vid planeringen.
Det finns också en skillnad i skala. Större organisationer med flera avdelningar upptäcker mönstret tidigare, eftersom den ena liknar den andra och skillnader syns. Mindre organisationer med mindre jämförelsematerial måste titta mer aktivt utåt — mot branschdata, mot vad jämförbara företag gör — för att se om deras antagande fortfarande är gångbart eller redan har kommit på efterkälken.
Vid årsplaneringen kan ni fastställa vilka antaganden som överhuvudtaget ligger bakom era siffror. Det låter enkelt, men i praktiken finns det ingenstans dokumenterat vem som förde in vilket antagande och när. Att bara namnge dem är redan ett steg framåt.
Ni kan också fastställa när varje antagande senast prövades. Inte om det stämde då, utan om det har granskats på nytt sedan dess. Ett antagande som inte har rörts på tre år är inget bevis för att det är fel, men det är ett tecken på att ingen nyligen har kontrollerat det.
Vad ni inte kan fastställa vid årsplaneringen är den slutgiltiga fördelningen mellan vad AI övertar, vad som sker under tillsyn och vad som förblir mänskligt arbete. Den fördelningen förändras fortfarande, per uppgift och per period, och en fastställelse idag är ingen garanti för nästa kvartal. Årsplaneringen är inte heller platsen att basera personalbeslut på; för beslut om anställningar gäller egna lagstadgade krav, oberoende av vad en antagandeprövning ger vid handen.
Den underliggande frågan — vilket arbete i detta företag som verkligen går att överta med AI — besvaras per uppgift med FTE TO AI:s arbetsanalys, oavsett när ni sätter upp den frågan på dagordningen inom årsplaneringen.
Årsplaneringen står inte fristående från andra tillfällen där antaganden sätts under press. Den som vill veta hur samma fråga gör sig påmind efter ett svagt kvartal kan läsa hur ni prövar AI-antaganden efter ett svagt kvartal. Den som förbereder ett investeringsbeslut där AI-kapacitet spelar en roll finner tillvägagångssättet för det i hur ni prövar AI-antaganden inför ett investeringsbeslut. Och för den som efter årsplaneringen vill dokumentera varför ett val då var logiskt finns hur ni dokumenterar varför ni gjorde ett strategiskt val.
Ni kan vid denna årsplanering göra en lista över de antaganden som ligger till grund för era siffror, och för varje antagande notera när det senast bekräftades. Det är ingen stor övning; det är en halvtimme per avdelning, förutsatt att någon ställer frågan.
Den som hellre gör det med ett utifrånperspektiv kan använda den kostnadsfria antagandekontrollen: en kort genomgång där ni namnger era viktigaste antaganden och för varje antagande ser när det senast bekräftades. Den fullständiga provtryckningen, med branschdata och en jämförelse av ledningsgruppens självbedömningar sida vid sida, är under utveckling.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.