O planeamento anual é o momento em que o ano anterior é convertido em números para o próximo ano. Ocupação, custos por fte, prazos de execução: tudo baseado em como o trabalho decorreu no ano anterior. Aí infiltra-se um problema que se manifesta menos noutros momentos de planeamento. Uma reorganização ou uma decisão de investimento obriga a olhar explicitamente para as premissas, porque a própria questão o exige. O planeamento anual não impõe isso. Pode prolongar os números do ano anterior sem nunca colocar a questão de saber se a premissa subjacente ainda é válida.
E é precisamente isso que torna o planeamento anual diferente de outrora, por causa da IA. A IA que assume trabalho não é um projeto isolado com um momento de decisão próprio. Acontece à margem: uma equipa que acelera uma tarefa, um processo ao qual foi adicionada supervisão, uma função da qual uma parte já não é feita por pessoas antes de alguém o ter registado explicitamente. O planeamento anual conta horas e custos, mas raramente verifica se a premissa subjacente sobre quem faz o trabalho ainda é a mesma do ano anterior.
A questão "como testa as suas premissas de IA no planeamento anual" não surge por curiosidade. Surge porque o planeamento anual é o único momento do ano em que todos os departamentos são obrigados a confrontar novamente capacidade e trabalho. Trata-se de uma oportunidade excecional. Em nenhum outro momento se pergunta de forma tão ampla e simultânea: quanto trabalho existe, e quem ou o quê o faz.
A mudança está na resposta a essa segunda parte. Há três anos, a resposta era praticamente em todo o lado "pessoas, com algum software à mistura". Agora, para partes do trabalho, a resposta divide-se em três categorias: trabalho que a IA consegue tratar de forma autónoma, trabalho em que a IA faz uma proposta e uma pessoa aprova ou rejeita com fundamento, e trabalho que continua a ser trabalho humano. Essa divisão difere por empresa, por departamento e, por vezes, por tarefa dentro de um departamento. Um serviço de apoio ao cliente que no ano anterior era inteiramente assegurado por pessoas pode este ano ter parte das perguntas na primeira categoria. Um departamento jurídico pode permanecer maioritariamente na terceira categoria, simplesmente porque a natureza do trabalho oferece menos margem para isso.
A diferença entre empresas que já testam isto e empresas que ainda não o fazem raramente está na tecnologia. Está em saber se alguém colocou a questão. As empresas onde o planeamento anual contém uma pergunta fixa — que premissas estão subjacentes a estes números, e quando foi cada premissa confirmada pela última vez — detetam a mudança mais cedo, simplesmente porque estão atentas a isso. As empresas onde o planeamento anual é uma soma do ano anterior mais uma percentagem de crescimento só notam a mudança quando os números deixam de bater certo. Nessa altura, já é um trimestre dececionante, e a questão é mais urgente do que se tivesse sido colocada no próprio momento do planeamento.
Há também uma diferença de escala. Organizações maiores, com vários departamentos, detetam o padrão mais cedo, porque um se assemelha ao outro e as diferenças saltam à vista. Organizações mais pequenas, com menos material de comparação, têm de olhar mais ativamente para fora — para dados setoriais, para o que empresas comparáveis fazem — para verificar se a sua premissa ainda é comum ou já foi ultrapassada.
No planeamento anual, pode determinar quais as premissas que, afinal, estão subjacentes aos seus números. Isto parece simples, mas, na prática, não está registado em lado nenhum quem introduziu que premissa e quando. Nomeá-las já é, por si só, um passo.
Pode também determinar quando cada premissa foi testada pela última vez. Não se na altura estava correta, mas se desde então foi reexaminada. Uma premissa que não é tocada há três anos não é prova de que está errada, mas é um sinal de que ninguém a verificou recentemente.
O que não pode determinar no planeamento anual é a divisão definitiva entre o que a IA assume, o que acontece sob supervisão e o que continua a ser trabalho humano. Essa divisão ainda está em mudança, por tarefa e por período, e uma constatação de hoje não é garantia para o próximo trimestre. Além disso, o planeamento anual não é o local para basear decisões de pessoal; para decisões sobre postos de trabalho aplicam-se requisitos legais próprios, independentes do que um teste de premissas revela.
A questão subjacente — que trabalho, nesta empresa, é realmente passível de ser assumido pela IA — é respondida por tarefa através da análise de trabalho da FTE TO AI, independentemente do momento em que decide colocá-la na agenda do planeamento anual.
O planeamento anual não existe isolado de outros momentos em que as premissas ficam sob pressão. Quem quiser saber como a mesma questão se apresenta após um trimestre dececionante pode ler como testar as premissas de IA após um trimestre dececionante. Quem esteja a preparar uma decisão de investimento em que a capacidade de IA desempenha um papel encontra a abordagem correspondente em como testar as premissas de IA antes de uma decisão de investimento. E para quem, após o planeamento anual, queira registar por que razão uma escolha estratégica fazia sentido na altura, há como registar por que fez uma escolha estratégica.
Neste planeamento anual, pode elaborar uma lista das premissas subjacentes aos seus números e registar, para cada premissa, quando foi confirmada pela última vez. Não é um grande exercício; é meia hora por departamento, desde que alguém coloque a questão.
Quem preferir fazê-lo com um olhar externo pode utilizar a verificação de premissas gratuita: uma ronda breve em que identifica as suas principais premissas e vê, para cada uma, quando foi confirmada pela última vez. A prova de conceito completa, com dados setoriais e um autoposicionamento da equipa de direção lado a lado, está em preparação.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.