Una direzione prende decisioni in un certo ordine. Investimenti, profili di funzione, pianificazione della capacità, scelte di ubicazione: poggiano di solito su una stima di quanto lavoro c'è e chi svolge quel lavoro. Quella stima è al momento in movimento. Non ovunque allo stesso ritmo, e non sempre visibile nel momento in cui la decisione viene presa.
L'AI non rileva interi settori. Rileva compiti, a parti, con un grado variabile di supervisione. Una parte del lavoro può essere svolta interamente da un sistema. Un'altra parte resta lavoro umano con l'AI come strumento di supporto, dove una persona approva o respinge e motiva quella scelta. Una terza parte non cambia per ora.
Il problema per il processo decisionale non è che questo spostamento esista. Il problema è che una decisione viene spesso presa nel momento in cui la ripartizione tra queste tre categorie è ancora in movimento, e nessuno in riunione lo dice esplicitamente. La decisione procede sulla base di come il lavoro era ripartito l'anno scorso.
Alcune categorie in cui una decisione prematura si presenta tipicamente:
La pianificazione della capacità per un team o un reparto. Se una parte dei compiti all'interno di quel team è candidata a essere rilevata dall'AI, una stima degli fte fissata ora dice poco sul fabbisogno fra dodici-diciotto mesi. L'ampiezza della stima dipende da quanto rapidamente cambiano i requisiti di supervisione in quel compito specifico, e questo varia molto da funzione a funzione.
Investimenti in capacità fissa o in immobili basati su una previsione di crescita. Quella previsione si basa spesso su una produttività per collaboratore che, con il supporto dell'AI, può spostarsi in entrambe le direzioni. Un investimento basato sul vecchio rapporto può risultare, a posteriori, sia troppo ampio sia troppo ridotto.
La riorganizzazione dei profili di funzione. Quando una funzione è composta in gran parte da compiti che rientrano nella seconda categoria — parzialmente rilevati, con supervisione umana — allora il contenuto di quella funzione cambia più rapidamente di quanto normalmente venga rivista una descrizione di funzione. Per le decisioni che riguardano direttamente il personale valgono peraltro requisiti legali propri; questi non vengono trattati né approfonditi qui.
Le scelte strategiche che poggiano su una quota di mercato o una posizione di costo. Se i concorrenti hanno già ridistribuito parte del loro lavoro verso il supporto dell'AI, la loro struttura dei costi si sposta. Come individuare questo segnale prima che diventi visibile nei numeri di un concorrente è descritto in una spiegazione su come riconoscere i concorrenti che si muovono più rapidamente.
Il rinvio non è un consiglio ad aspettare finché tutto sia chiaro. Quel momento non arriva, perché lo spostamento continua. Rinvio qui significa qualcosa di specifico: far attendere la decisione una risposta concreta su un solo punto — quale parte del lavoro sottostante in questa azienda, in questo reparto, in questo momento è candidata alla ripresa da parte dell'AI, e quale parte non lo è. Non appena esiste quella risposta, una decisione non deve più poggiare su un'ipotesi che nessuno ha verificato di recente.
I costi di questa attesa non sono nulli. Spostarsi con un anno di ritardo ha un prezzo, e quel prezzo non è uguale ovunque; un approfondimento su quanto può costare un anno di ritardo nello spostamento verso l'AI mostra da cosa dipendono questi costi. Rinviare una decisione non è dunque una scelta priva di conseguenze, ma una valutazione rispetto al rischio di una decisione presa su basi superate.
Un'ipotesi non è superata per definizione solo perché è trascorso del tempo. È superata quando la circostanza su cui poggiava è cambiata senza che l'ipotesi sia stata aggiornata. Nel caso della ripresa del lavoro da parte dell'AI, questa circostanza è la ripartizione tra ripresa completa, supervisione con approvazione, e lavoro umano. I segnali che indicano che un piano poggia su dati superati sono trattati in una descrizione di come un piano finisce per poggiare su dati superati. Un piano annuale viene inoltre di norma rivisto secondo un ciclo fisso, mentre lo spostamento verso l'AI non segue quel ciclo; il perché un piano annuale non tiene il passo con questo spostamento è approfondito in una spiegazione sul disallineamento tra pianificazione annuale e ritmo dell'AI.
La domanda di fondo — quale lavoro in questa azienda può realmente essere rilevato dall'AI, quale parte resta sotto supervisione, e quale parte resta lavoro umano — riceve una risposta compito per compito con la scansione del lavoro di FTE TO AI.
Questo modo di osservare ha dei limiti che vale la pena menzionare. Una valutazione compito per compito dice qualcosa sulla fattibilità tecnica e organizzativa della ripresa nel momento della misurazione; non dice nulla sulla velocità con cui un fornitore, un regolatore o un concorrente attiva quella fattibilità. Due aziende con pacchetti di compiti identici possono quindi arrivare a esiti diversi, semplicemente perché un'azienda ha accesso a un'applicazione prima dell'altra.
L'esito, inoltre, non è una previsione con una durata di validità fissa. Vale fino al momento in cui una delle ipotesi sottostanti cambia — un nuovo requisito di supervisione, un fornitore che amplia una funzionalità, un concorrente che ridistribuisce visibilmente un compito. La frequenza con cui una strategia necessita quindi di essere ricalibrata non è racchiudibile in un intervallo fisso; una trattazione della frequenza con cui una strategia sopporta una ricalibrazione esamina cosa determina questa frequenza. E quando il mercato cambia visibilmente più in fretta del piano stesso, la domanda non è solo quando ricalibrare ma anche come; questa situazione viene affrontata in un'esposizione su cosa fare quando il mercato supera il piano.
Chi ha in agenda una decisione che poggia su un'ipotesi riguardante il lavoro e l'AI può innanzitutto individuare quell'ipotesi prima che la decisione venga presa. Una verifica gratuita delle ipotesi offre a questo scopo un breve percorso: lei individua le ipotesi principali alla base del suo piano attuale, e per ciascuna ipotesi diventa chiaro quando è stata confermata l'ultima volta. La prova strategica completa, con dati di settore, un auto-posizionamento del team direttivo e un elenco continuo delle ipotesi, è in fase di realizzazione.
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