Een personeelsplan is gebouwd op aannames over wat werk kost, wie het doet en hoeveel mensen daarvoor nodig zijn. Die aannames staan meestal niet in een HR-document. Ze staan in de begroting, in de formatie, in het functiehuis. Als AI ergens in het bedrijf een taak overneemt of deels overneemt, verschuift een van die aannames zonder dat er een moment is waarop iemand zegt: dit klopt niet meer. De HR-directeur is vaak niet degene die de verschuiving veroorzaakt, en wel degene die als eerste de gevolgen in de formatie terugziet.
De vraag die de HR-directeur zich stelt is niet of AI werk overneemt. Dat gebeurt al, per taak, met een tempo dat per afdeling verschilt. De vraag is welke functies zijn opgebouwd uit taken die inmiddels grotendeels of deels door AI worden gedaan, en welke functies dat niet zijn — en of het functiehuis dat verschil nog laat zien.
Werk valt in delen: taken die AI kan overnemen, taken waarbij een mens goedkeurt of afkeurt met reden, en taken die mensenwerk blijven. Een functie is bijna nooit één categorie. Een adviseur, een planner, een intaker heeft een mix van de drie, en die mix verandert per team, per systeem, per hoeveelheid toezicht dat het bedrijf wil inbouwen. Wie op functieniveau redeneert — "deze rol verdwijnt", "die rol blijft" — mist die mix en trekt conclusies die niet aansluiten op wat er in de praktijk gebeurt.
Een antwoord dat de HR-directeur niet accepteert is een schatting zonder bron: een percentage functies dat zou verdwijnen, gepresenteerd als feit. Elk getal over AI en werk hangt af van de taken die zijn onderzocht, het tempo van invoering en het niveau van toezicht dat het bedrijf kiest. Zonder die context is een cijfer een aanname die iemand vergeten is te melden.
Evenmin accepteert de HR-directeur dat een AI-uitkomst wordt gebruikt als onderbouwing voor een ontslagbesluit. Voor dat besluit gelden eigen wettelijke vereisten, en die worden niet vervangen door een taakanalyse. Wat een taakanalyse wel biedt: zicht op hoeveel capaciteit er in een team vrijkomt en waar die capaciteit opnieuw ingezet kan worden. Wat een werkgever daarmee doet, is aan de werkgever.
De financiële kant van de directie rekent vaak in fte-reductie: minder koppen, minder loonkosten. De HR-directeur rekent in vrijgespeelde uren en de vraag wat daarmee gebeurt — omscholing, herverdeling, nieuwe taken die wél mensenwerk blijven. Dat is geen verschil in ambitie, het is een verschil in wat iemand meet. Wie alleen naar de kostenkant kijkt, mist dat vrijgespeelde capaciteit ook een kans is om werk te doen dat eerder geen tijd kreeg.
De operationele kant van de directie wil vaak snel invoeren waar het kan. HR wil weten of het toezicht dat bij een taak hoort ook echt is ingericht — wie keurt goed, op basis van welke reden, en wat gebeurt er als die persoon het er niet mee eens is. Een taak die "AI kan overnemen" wordt zonder dat toezicht een taak die niemand meer controleert, en dat raakt direct aan wat HR verantwoordelijk voor is: hoe werk in het bedrijf georganiseerd is en wie daarop aanspreekbaar is.
In sommige bedrijven is het functiehuis al bijgewerkt: taken zijn opnieuw ingedeeld naar wat AI doet, wat toezicht vraagt en wat mensenwerk blijft, en de formatie is daarop aangepast. In andere bedrijven staat het functiehuis er nog exact zo bij als drie jaar geleden, terwijl de onderliggende taken al zijn verschoven. Het verschil zit meestal niet in ambitie maar in ritme: bedrijven die de aannames onder hun formatie periodiek toetsen, zien de verschuiving vroeg. Bedrijven die dat niet doen, zien het pas als het aantal aanvragen voor herplaatsing of bijscholing ineens omhoog gaat.
Dezelfde vraag speelt op andere plekken aan de directietafel, met een ander gewicht: hoe een private equity-partner naar dezelfde verschuiving kijkt bij een participatie, hoe een bankier de kostenstructuur van een bedrijf herbeoordeelt als taken wegvallen, en hoe de raad van commissarissen zijn rol invult bij besluiten over AI en werk. De HR-directeur die zijn formatievraag alleen intern bespreekt, mist dat deze andere rollen dezelfde verschuiving al vanuit hun eigen belang volgen.
De onderliggende vraag — welk werk in dit bedrijf werkelijk door AI is over te nemen, welk werk toezicht vraagt en welk werk mensenwerk blijft — wordt met de werkscan van FTE TO AI per taak in kaart gebracht, zodat de formatiediscussie niet op een schatting hoeft te rusten. Dat is geen vervanging voor het HR-beleid, het is de feitenbasis waarop dat beleid zijn eigen aannames opnieuw kan toetsen.
Een formatieplan dat op oude aannames rust, valt niet op omdat het fout is opgeschreven. Het valt op omdat niemand meer weet wanneer de aanname voor het laatst is gecontroleerd. Een gratis aannamecheck biedt daarvoor een eerste stap: een korte ronde waarin u uw belangrijkste aannames over werk en capaciteit benoemt, en per aanname ziet wanneer hij voor het laatst is bevestigd. De volledige drukproef, die dit naast externe sectordata en de aannames van de rest van de directie legt, is in aanbouw.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.