Monivuotissuunnitelma vahvistetaan yhdellä hetkellä ja sen jälkeen sitä toteutetaan kuukausien ajan sillä hetkellä paikkansa pitäneiden oletusten pohjalta. Suunnitelman keston puolivälissä ei ole luonnollista hetkeä, jolloin näitä oletuksia tarkasteltaisiin uudelleen. Ei ole vuosisuunnittelua, joka olisi tälle avoin, ei osakkeenomistajien kokousta, joka sitä kysyisi, ei neljännesvuosilukua, joka osoittaisi siihen sormella. Suunnitelma vain jatkuu. Juuri tämä tekee hetkestä hankalan: kysymys siitä, pätevätkö oletukset yhä, ei nouse esiin itsestään, vaikka kulunut aika on jo kasvanut riittävän suureksi tekemään eroa.
AI:n kohdalla tämä aika on merkityksellinen, koska se, mihin tehtävään AI pystyy tai ei pysty, ei ole pysyvä ominaisuus. Tehtävä, joka kaksitoista kuukautta sitten oli vielä täysin ihmistyötä, voi nyt kuulua toiseen tyyppiin: osittain automatisoitu, jolloin joku hyväksyy tai hylkää tuloksen perustellen. Ja tehtävä, jonka suunnitelma leimasi "vielä vuosiksi ihmistyöksi", on voinut sillä välin pääosin siirtyä automaation piiriin. Ei kaikkialla, eikä samaa tahtia — juuri siksi väliaika sopii tarkasteluun.
Suunnitelmaa laadittaessa oletukset AI:sta olivat osittain arvio: mikä olisi kohtuullisen toimiva skenaario tuleville vuosille. Puolivälissä tätä ei enää tarvita. Silloin on yksinkertaisesti nähtävissä, mitä on tapahtunut: mitkä yrityksen sisäiset tehtävät ovat nyt AI:n hoidossa, mitkä kuuluvat valvonnan piiriin, ja mitkä ovat pysyneet muuttumattomasti ihmistyönä. Ero silloisen ja nykyisen välillä on ero oletuksen ja havainnon välillä.
Tämä ero ei synny samaan aikaan kaikissa yrityksissä. Joissakin organisaatioissa muutos näkyy jo työn arjessa — tiimi, joka ei enää tee itse osaa raportointityöstään, prosessi, johon on lisätty tarkistusvaihe suoritusvaiheen sijaan. Muissa organisaatioissa, vastaavine suunnitelmineen ja vastaavine markkinoineen, on muuttunut vielä vähän. Tämä ero on harvoin itse teknologiassa. Se on siinä, mitä yrityksen sisällä on omaksuttu, kokeiltu ja otettu käyttöön, ja tämä vaihtelee organisaatioittain — myös saman toimialan sisällä.
Suunnitelman keston puolivälissä voidaan todeta, mitkä suunnitelman oletukset vastaavat yhä sitä, mitä yrityksen sisällä ja markkinoilla tapahtuu, ja mitkä ovat hiljaisesti vanhentuneet ilman, että kukaan on sitä kirjannut. Tämä ei vaadi uutta strategiaa eikä suunnitelman tarkistamista. Se vaatii oletuslistan: jokaisesta oletuksesta kirjataan, milloin se on vahvistettu, vastaako se yhä tämän päivän tilannetta, ja jos ei, mitä on sillä välin muuttunut. Tämä ei ole arvio suunnitelmasta, vaan tarkistus perustasta, jolle suunnitelma nojaa.
Tällöin kannattaa asettaa ulkoinen näkymä ja sisäinen näkymä rinnakkain. Ulkoinen näkymä: miten toimialadata, sääntely-aikataulut ja signaalit kilpailijoiden toimista ovat kehittyneet suunnitelman käynnistymisen jälkeen. Sisäinen näkymä: miten yrityksen oma johtoryhmä arvioi nykytilannetta, riippumatta siitä, mitä suunnitelma tuolloin oletti. Näiden kahden näkymän väliset erot ovat itsessään jo tietoa — ne osoittavat, missä oletus ja havainto ovat eronneet toisistaan.
Tässä vaiheessa ei voida todeta, mitä loppukaudella vielä tapahtuu. Puolivälin oletustarkistus kuvaa tilannetta, ei ennustetta jäljellä olevalle jaksolle. Ei myöskään voida todeta, onko tehtävä, joka nyt on vielä ihmistyötä, sitä vielä vuoden kuluttua — se riippuu kehityskuluista, jotka eivät vielä ole nähtävissä. Eikä se nimenomaisesti ole perusta henkilöstöpäätöksille: jos oletuksella automatisoidusta työstä on seurauksia toimenkuville tai henkilöstömäärälle, niihin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, tästä tarkistuksesta riippumatta.
Mitä voidaan käyttää ohjenuorana sille, miten tämä hetki suhteutuu vuoden muihin tarkistuspisteisiin, kuvataan selityksessä siitä, miten tarkistatte samat oletukset osakkeenomistajien kokousta varten, vuosisuunnittelun yhteydessä ja heikon neljänneksen jälkeen — kukin hetki vaatii erilaisen tarkistuksen, vaikka kyse on samasta taustalla olevasta oletuslistasta.
Kaikki nämä hetket koskevat samaa kysymystä: mikä työ tässä yrityksessä on nyt todella AI:n siirrettävissä, mikä työ kuuluu valvonnan ja arvioinnin piiriin, ja mikä työ pysyy ihmistyönä. Tähän kysymykseen vastataan tehtävittäin FTE TO AI:n työscanilla. Se, joka haluaa ensin tarkastella eroa suunnitelman ja strategian välillä — ja miksi suunnitelma vanhenee nopeammin kuin sen taustalla oleva strategia — löytää tämän käsiteltynä sivulta strategian ja suunnitelman erosta.
Voitte tällä hetkellä asettaa nykyisen suunnitelmanne oletuslistan rinnakkain ajankohtaisen tilanteen kanssa, tarvitsematta tarkistaa itse suunnitelmaa. Ensimmäinen askel tähän on maksuton oletustarkistus: lyhyt kierros, jossa nimeätte tärkeimmät oletuksenne ja näette jokaisesta oletuksesta, milloin se on viimeksi vahvistettu. Täydellinen tarkistus, jossa ulkoinen näkymä asetetaan rinnakkain johtoryhmänne oman itsearvioinnin kanssa, on parhaillaan valmisteilla.
Stel uw vraag. Vaak zit de echte vraag een laag dieper — daar mag ik naar vragen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.